Het in dienst nemen van je eerste werknemer is een grote stap. Door de jaren heen ben ik weinig ondernemers tegengekomen die dit niet spannend vonden. Wanneer je zover bent gekomen met je bedrijf dat je toe bent aan personeel, mag je trots zijn op jezelf. Toch is het ook belangrijk om je tegelijkertijd te beseffen dat je risico’s neemt, en dat het belangrijk is die risico’s af te kaarten. Dit artikel gaat jou helpen bij het aannemen van je eerste werknemer.
Kom je tot de conclusie dat je hier wel enige hulp bij kan gebruiken? Neem dan contact met mij op via erwin@de-mpc.nl.
Wat zijn de risico’s wanneer je personeel in dienst neemt?
Laten we beginnen met zo een beetje alle risico’s die het in dienst nemen van personeel met zich meebrengen. Neem de lijst hieronder eens goed door zodat je je bewust wordt van risico’s waar je nog niet bij hebt stil gestaan.
- Ziekte, uitval of verlof. Dit komt erop neer dat je de medewerker toch door moet betalen terwijl er niet wordt gewerkt.
- Niet functioneren van de medewerker vanuit financieel oogpunt. Dit is het geval waarin een medewerker niet in staat is zijn of haar salaris terug te verdienen (plus extra).
- Niet functioneren vanuit bedrijfscultuur oogpunt. Dit is het geval waarin een medewerker niet past binnen jouw bedrijfscultuur, niet om kan gaan met jouw klanten of (het ergste) niet met jou als ondernemer overweg kan.
- Diefstal, fraude of oplichting. Dit is natuurlijk extreem maar het komt vaker (en kleinschaliger) voor dan men denkt. Een werknemer kan toegang krijgen tot bedrijfsgevoelige informatie en daar misbruik van maken.
- Concurreren. Een medewerker kan overstappen naar een concurrent en klanten meenemen. Of voor zichzelf beginnen en jouw klanten meenemen.
- Onmisbaarheid. Een medewerker kan zodanig belangrijk worden voor jouw bedrijf dat het wegvallen of opstappen van deze medewerker het einde van jouw bedrijf kan betekenen.
- Overbodig worden. Een medewerker kan door technische ontwikkelingen of bedrijfsontwikkelingen overbodig worden. Je zit dan nog aan de medewerker vast en hebt geen rol meer voor deze persoon.
- Moeite met reïntegreren. Een medewerker is ziek geweest. Na genezing van de ziekte kan de medewerker het niveau of de kwalificaties van het werk niet meer aan.
- Slordige loonadministratie. Het niet bijhouden van een professionele loonadministratie. Met kans op boetes of naheffingen van de belastingdienst.
- Pensioenadministratie. Het niet bijhouden/aansluiten van een pensioenadministratie/pensioenfonds. Wat kan resulteren in naheffingen vanuit een Pensioenfonds in een later stadium.
- Uren verplichting. Een medewerker heeft een contract voor veertig uur per week maar jij hebt maar werk voor 24 uur. (Klinkt stom maar denk eens goed na of je iemand wel echt 40 uur nodig hebt).
Denk je na het lezen van deze lijst bij jezelf ”hier ga ik niet aan beginnen!”? En krijg je nu al slapeloze nachten? Dan mag je dat zien als een teken van mentale gezondheid. Het inhuren en in dienst nemen van personeel is niet niks. Er komt veel bij kijken én er zijn inderdaad risico’s aan verbonden.
Kan ik de risico’s van het in dienst nemen van personeel afdekken?
Een groot deel van de risico’s van het in dienst nemen van personeel zijn af te dekken (of uit te besteden). Hieronder maken wij voor jou een lijst van de zaken die je kan gebruiken om jouw bedrijf zodanig in te richten, dat je de risico’s bijna helemaal kan afdekken.
Hoe dek ik de risico’s af wanneer ik een medewerker in dienst neem
Wij adviseren al onze klanten de volgende stappen te nemen bij het in dienst nemen van je eerste medewerker.
- Laat een arbeidscontract opstellen door een gespecialiseerde partij (wij helpen jou er graag bij).
- Neem een proeftermijn op in het arbeidscontract.
- Laat een duidelijke functie- taakomschrijving opstellen.
- Maak duidelijke afspraken en zet intenties eventueel op papier. Wat verwacht jij als werkgever van de werknemer? Spreek verwachtingen ook heel duidelijk naar elkaar uit.
- Besteed de loonadministratie uit aan een gespecialiseerde partij (vanaf paar tientjes per maand heb je een professionele loonadministratie). Wij brengen jou graag in contact met interessante partijen.
- Sluit een verzuimverzekering af. Vanaf een paar honderd euro heb je al een verzuimverzekering.
- Begin rustig. Ons advies bij een eerste medewerker in dienst nemen is om niet gelijk te beginnen met een contract van 40 uur per week. Kijk of je parttime kan starten en zo naar fulltime toe kan werken.
- Vraag een loonheffing nummer aan bij de Belastingdienst.
- Sluit je eventueel aan bij een Pensioenfonds.
Wat voor contract ga je aanbieden?
Een belangrijke vraag is natuurlijk ook wat voor contract je gaat aanbieden aan de medewerker.
Welke opties zijn er nog meer naast het in dienst nemen van een medewerker?
Je hoeft natuurlijk niet gelijk te starten met het in dienst nemen van een medewerker. Er zijn alternatieven waarmee jij kan ontdekken hoe het is om met personeel te werken.
- Payroll
- Uitzendkrachten inhuren
- Freelancers inhuren
- Stagiaires
In alle hierboven genoemde gevallen zijn er uiteraard ook risico’s maar ligt het risico van werkgeverschap grotendeels bij een andere partij.
Eerste medewerker aannemen – Volgende stap
Door de jaren heen zijn er veel ondernemers geweest die geholpen zijn door De MPC bij het aannemen van hun eerste echte personeelslid. Het betekende vaak een volgende stap in de ontwikkeling van het leven van ondernemer, want men werd werkgever! Meer dan eens werd door de aanstormende werkgever redelijk makkelijk gedacht wanneer het eerste personeelslid eenmaal in dienst was:
- “Oh, een contractje is zo opgesteld; dat ruk ik wel ff van het internet”;
- “Wat die functie inhoudt, dat vertel ik je zo. Dat is niet zo moeilijk”;
- “Ik regel wel ff een autootje van de zaak gezien de functie, laptopje erbij, telefoontje: dat is zo gepiept!”
- “Oh ja, het kán zijn dat je vaker alleen zit op kantoor, want ja, ik ben buiten de deur, klanten scoren!”
- Etc.
Risico’s
Terwijl het absoluut prijzenswaardig is dat veel mensen lekker pragmatisch zijn in hun denken en doen, zijn er echt wel risico’s wanneer je je eerste medewerker gaat aannemen. Dat moet je niet onderschatten.
- De overheid behandelt jou als kleine ondernemer, net zoals een grote onderneming. Dat betekent dat wet- en regelgeving net zo hard geldt als voor een groot kapitaalkrachtig bedrijf. Weet je het zelf niet hoe je iets moet regelen? Dan huur je maar een adviseur in die je helpt op dat gebied. Zo rolt onze overheid.
- Stel dat je een misser hebt en besluit je eerste medewerker te ontslaan, om wat voor reden ook en je hebt niks duidelijk vastgelegd, dan kan zo’n persoon in z’n eentje verantwoordelijk zijn voor je faillissement. Bv. een billijke vergoeding moeten betalen, omdat je ff vergat hoe het zat met ontslagverboden.
Mijn advies
Mijn advies: zorg meteen voor 100% helderheid en duidelijkheid wanneer je je eerste werknemer gaat aannemen. Beter mee dan om verlegen door meteen een duidelijk afgekaderd geheel te hebben, dan een fundament op los zand gebouwd. Het kost je veel teveel als je dit “vergeten” bent.
- Als je een contract opstelt, laat deze altijd controleren door een advocaat of een personeelschef als deze. Fouten of hiaten worden bij conflicten vaker in het voordeel van de werknemer uitgelegd.
- Zorg voor een Functie/-Taakomschrijving, waarin helder alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn benoemd.
- Doe dan ook gelijk een eenvoudig functioneringsformulier voor 1 à 2 gesprekken per jaar. Gelijk de eerste medewerker meenemen in zo’n cyclus, helpt de duidelijkheid en productiviteit verbeteren.
- Stel een kort en bondig personeelsreglement op > wat zijn jouw regels, normen en waarden?
- Zorg voor een helder kader waarbinnen men mag bewegen.
- Reglementen en gebruikersovereenkomsten voor auto en bedrijfseigendommen.
- Niet met de auto van de zaak op het circuit, want je bent niet verzekerd! Netjes omgaan met laptop of telefoon!
- De verplichte RI&E of Gezondheidschecklist! Bekend mee? Te weinig ondernemers weten van de verplichting sinds 1994.
Denk dus niet te lichtvaardig wanneer je je eerste werknemer gaat aannemen. Het is je eerste kans je als werkgever te manifesteren, op weg naar het realiseren van je dromen!
Neem contact met ons op
Wil je meer weten hoe jij je eerste werknemer gaat aannemen? Neem gerust eens contact op met De MPC. Of plan eenvoudig een meeting in!