In de dagelijkse praktijk kom ik vaak in aanraking met goede ondernemers. Mannen en vrouwen met een uitstekend idee, hun dromen najagend; mooi om mee te maken. Op hun weg naar ontwikkeling van de onderneming verzamelen zij mensen om zich heen die hen helpen hun dromen waar te maken. Hun werknemers dus.
Het kennisniveau van de ondernemer op het gebied van personeelszaken is in de basis hoog. Ondernemers hebben zich ingelezen in de materie, hebben er affiniteit mee, weten iemand uit de omgeving die ze wijzer kan maken. Zodra de eerste werknemer binnenkomt, is een personeelsdossier meestal hetgeen goed is aangelegd bij de meeste ondernemers.
Arbeidsovereenkomst, kopie ID, Loonbelastingverklaring en salarisgegevens zijn de onderdelen die meestal wel terug te vinden zijn in het personeelsdossier. So far, so good. Werknemers gaan aan het werk en hoe dan verder?
De reden waarom ik in gesprek kom met werkgevers, is dat ik dan te horen krijg dat sommige werknemers niet aan bepaalde verwachtingen voldoen of niet goed functioneren. Dat zijn normale uitgangspunten en ik denk dat veel werkgevers zichzelf goed kunnen bedienen door op basiszaken beter te verduidelijken naar werknemers:
Het gaat om duidelijkheid bieden en aandacht geven.
Duidelijkheid als in:
• Wat zijn de verwachtingen wat betreft de functie?
• Hoe is de omgang met klanten, met collega’s, etc.?
• Wat voor werk dient gedaan te worden?
• Wat mag wel en wat wordt niet op prijs gesteld?
• Huishoudelijke regels?
Aandacht geven, als in:
• Taken delegeren en ervaren hoe zaken gebeuren;
• Feedback geven aan medewerkers;
• Uitdagen en waarderen;
• Beleggen van verantwoordelijkheden;
Hier zijn 5 onderdelen die als basis dienen meer duidelijkheid en aandacht te bieden
1. Het Personeelsdossier
Wanneer deze aan de wettelijk verplichte onderdelen voldoet (zoals hierboven beschreven) en bijgehouden wordt. Te denken valt aan alle belangrijke correspondentie m.b.t. wijzigingen in werktijden, waarschuwingen, dossier bij ziekteverzuim en eventuele re-integratie, promoties, etc. Zodra een dossier goed wordt bijgehouden, kan daarbij goed worden gehandhaafd, mensen weten dan beter waar men aan toe is.
2. Het personeelshandboek
Dit is een belangrijk document waarin alles wordt beschreven dat niet in een arbeidsovereenkomst staat of t.o.v. deze arbeidsovereenkomst verder verduidelijkt kan worden. Ook wel het huisreglement genoemd, kunnen daar alle zaken over primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden beschreven worden, het ziekteverzuimprotocol, rechten en plichten m.b.t. verlof en vrije dagen, etc.
Men hoeft daar niet als politieagent op te gaan handhaven, alleen eens in de zoveel maanden eens terugkomen tijdens een meeting op zaken beschreven in het handboek, biedt zoveel duidelijkheid.
3. De personeelsmeeting
Vaak genoeg maak ik het mee dat bij de vraag of regelmatig een meeting wordt belegd de werkgever mij vragend aankijkt. Het hoe en waarom van een reguliere meeting is zo belangrijk voor het creëren en versterken van de betrokkenheid van medewerkers. Mensen zijn altijd benieuwd hoe het met het bedrijf gaat, hoe het met die uitstaande offerte staat en waarom deze wel of niet is doorgegaan. Alle lopende zaken, op- en aanmerkingen kunnen eens de revue passeren. Creëert duidelijkheid en mensen zitten altijd op feedback (= aandacht) te wachten!
4. De Functie-/Taakomschrijving
Een Functie-/Taakomschrijving is naar mijn idee echt een ondergeschoven kindje. Dit is bij aanname van een medewerker essentieel om te zorgen dat alles wat betreft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk is. Helaas maak ik het niet vaak mee dat dit onderdeel goed is beschreven voor medewerkers. Terwijl het alles in zich heeft om nog meer duidelijkheid te bieden. Een goed beschrijft alles waar men als medewerker mee te maken krijgt in zijn werk en biedt zelfs duidelijkheid hoever men mag gaan wat betreft bevoegdheden. Zo worden discussies voorkomen.
5. Functioneringsgesprekken
Interessant genoeg vindt dit soort gesprekken vaker plaats dan gedacht. De frequentie is alleen onregelmatig, is mijn ervaring. Het is het ideale moment voor individuele aandacht naar een medewerker, gebaseerd op een goed document waarin de competenties van een persoon worden besproken. Persoonlijke feedback, de mogelijkheid je zegje te kunnen doen, gefundeerd vertellen wat je van iemand vindt, mits de medewerker in kwestie maar met respect behandeld wordt, is de beste mogelijkheid duidelijkheid en aandacht te bieden. Zorg wel voor een duidelijke vastlegging en ga niet te snel door het document heen. Geef grondige feedback o.b.v. voorbeelden. Voorbereiding is dus wel belangrijk. Een goede manier het potentieel van mensen nog beter te doen ontluiken.