Waarom zou een ondernemer überhaupt met dit soort gesprekken beginnen?
Voor de duidelijkheid: een functioneringsgesprek (voortgangsgesprek) is een manier om een medewerker te wijzen op zaken die goed gaan en op zaken die verbetering behoeven. Daarnaast kan deze medewerker duidelijk maken hoe hij/zij zaken het liefst beter geregeld ziet. Bijvoorbeeld: feedback geven op de manier van management, etc. Het is dus een gesprek met tweerichtingsverkeer.
“Als ik iets niet goed vind gaan, dan zeg ik het gewoon gelijk tegen hem”. Het is een veel gehoorde opmerking van ondernemers. Een terechte opmerking ook, want waarom wachten tot het functioneringsgesprek om feedback te geven aan een medewerker?
Het gaat om twee dingen:
- Het is een formeel moment tussen werkgever en werknemer waarin verduidelijking komt over het algemene functioneren van die medewerker.
- Met een duidelijk formulier voor de neus is het een manier om de loopbaan van een medewerker invulling te geven. Daarnaast is het een manier om te laten weten hoe goed men op weg is en wat nodig is om verder komen.
De belangrijkste reden voor een ondernemer om dit te gaan doen, is te zorgen dat via een formele manier duidelijk wordt of alle neuzen nog dezelfde kant op staan. Het komt vaak voor dat men deze exercitie doet, omdat de markt zegt dat het moet of omdat mensen dit verwachten van hun werkgever.
Het begrip voor deze gesprekken is niet altijd duidelijk. “Ik haal wel even een formulier van het Internet”, “Ik ga het doen, maar ik hou het lekker kort, want ik heb wel wat beters te doen.”. Het zijn heel normale opmerkingen.
Er is niets mis met de beweringen. Op Internet staat ook veel informatie. Alleen, in hoeverre is zo’n formulier nu specifiek voor de betreffende organisatie van toepassing? Is deze afgeleid van de specifieke Functie-/Taakomschrijving van de medewerker?
De wil om lekker snel door de gesprekken heen te gaan, is prima. Alleen een gesprek in bv. 10 minuten, met de opmerkingen per punt:
- “Communicatie? O, dat doe je goed”
- “De manier dat je omgaat met klanten: Hier ben ik tevreden over”
- “Dit heb je lekker opgepakt, heel goed gedaan”,
Dat is eigenlijk geen gesprek. Geef aan waarom u iets vindt. Bereid uw zaken goed voor. Klik hier voor tips.
De inhoud
Het gaat erom dat per punt op het formulier een gedegen verhaal met opmerkingen wordt verteld en verrijkt wordt met voorbeelden. Er dient feedback gegeven te worden als iets beter kan en waarom dat zo is, etc. Daarnaast is ruimte voor een medewerker om zijn verhaal te doen, zijn visie op het geheel te geven. Op deze manier wordt het een completer verhaal waarin de waarheid zo dicht mogelijk wordt benaderd.
Natuurlijk komt alles op papier, zodat het voor elke partij mogelijk is terug te kijken hoe iets is afgesproken. Tegelijkertijd wordt aan dossiervorming gedaan.
Denkt u erover na met deze gesprekken aan de slag te gaan en u wilt graag een kijk van een professional dit gebied willen hebben? Kom dan in contact met De Mobiele PersoneelsChef. U krijgt praktische handvatten aangereikt, zodat zaken laagdrempelig blijven. Daarnaast wordt alles helder om op een goede manier met deze gesprekken te beginnen.
Uw voordelen zijn: u plaveit de weg naar meer duidelijkheid in de organisatie, u zorgt voor meer aandacht én helpt uzelf het dossier meer inhoud te geven.