Wanneer u een beslissing heeft genomen functioneringsgesprekken te gaan voeren met uw medewerkers, is het van belang u goed voor te bereiden op zulke gesprekken.
Voor de duidelijkheid: Functioneringsgesprekken zijn twee-weggesprekken, waarin zowel werkgever en –nemer beiden invulling geven aan het gesprek. De werkgever stelt vragen en laat de werknemer praten. Anders als een beoordelingsgesprek waarin de werkgever aan het woord is en “rapportcijfers” geeft op basis van een aantal competenties.
Het is van belang over de volgende punten te hebben nagedacht:
- Hebt u uw eigen doelen helder voor ogen?
- In hoeverre beschikt u over een degelijk functioneringsformulier?
- Beschikt u over functie-/taakomschrijvingen?
- Hebt u de personeelsdossiers op orde?
- Heeft u de medewerkers ingelicht over de ophanden zijnde gesprekken?
- Heeft u voldoende tijd ingeruimd voor de gesprekken?
Om sturing te kunnen geven aan uw medewerkers, is het van belang te weten waar u zelf staat en heen wilt met de organisatie. Doelen die u gesteld heeft voor uzelf en hoe uw medewerkers zich daarin verhouden, zijn essentieel. Het gaat namelijk om verwachtingen die u heeft voor uzelf en over uw medewerkers. Denk er eens over na. Zodra dit soort zaken helder voor ogen staan, is het veel gemakkelijker de gesprekken in te steken.
Opbouw
Wat betreft het functioneringsformulier is het raadzaam deze op een juiste te hebben opgebouwd. Omdat u een functioneringsgesprek als een tussentijds gesprek kunt beschouwen, waarbij ook bijgestuurd kan worden i.v.m. eerdere gestelde doelen, is het zaak veel ruimte te laten voor u om zaken op te schrijven tijdens het gesprek. Zijn de diverse competenties netjes benoemd? U maakt het zichzelf zo makkelijk mogelijk daar even bij stilgestaan te hebben.
Functie-/Taakomschrijving dient als basis
Wat u hier verder in helpt, is wanneer u vooraf heldere functie-/taakomschrijvingen heeft gemaakt voor de medewerkers. Per functie o.a. beschreven wat het doel van de functie is, de taken, de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden zijn. Met deze beschrijving kunt u per medewerker gemakkelijker door het algemene functioneringsformulier lopen, waarbij het toch een persoonlijk geheel wordt.
Personeelsdossiers op orde hebben
Daarnaast is het handig de personeelsdossiers op orde te hebben. Stel dat tussentijds veranderingen komen in werktijden, variaties in functie, eventuele waarschuwingen, etc. dan is het zeer handig daar zaken van te hebben vastgelegd. Stel dat u wilt terugkomen op die ene waarschuwing, om middels een voorbeeld duidelijk te maken dat iets beter kan, dan is het handig de schriftelijke waarschuwing erbij te hebben om aan te refereren.
Op tijd beginnen geeft meer tijd
Het inlichten van de medewerkers over de functioneringsgesprekken wordt als positief ervaren. Men kan zich voorbereiden op het functioneringsgesprek, wanneer u het tijdig aankondigt. Stel dat u eerder verslagen van deze gesprekken heeft gemaakt, kunt u deze ook uitreiken om de medewerkers zich beter te laten voorbereiden.
Als laatste: ruim voldoende tijd in per gesprek. Belangrijk is ook: laat de medewerker zoveel mogelijk het woord hebben. Dat doet u door open vragen te stellen (beginnend met: wie, wat, waarom, welke, hoe). Luister wat de medewerker zegt en vraag door om zijn argumenten te verklaren. Wanneer u dat doet, maakt u het zich gemakkelijker iemand op verbetering te wijzen door iemands woorden te samenvatten en te verklaren richting de eventuele verbetering die u wenst.
Hulp bij functioneren en beoordelen?
Heeft u hulp nodig bij het functioneren en beoordelen van medewerkers? Bekijk dan deze pagina, dan leggen wij het u haarfijn uit! Of plan een meeting in met De MPC!