Hieronder staan vijf oplossingen beschreven die bijdragen het negatieve imago van voortgangsgesprekken, om te buigen.
Een MKB ondernemer dient vele ballen hoog te houden, dat weet iedereen. Naast dat alles moet men regelmatig een voortgangsgesprek doen met de medewerkers. Want aandacht is ook belangrijk, wordt toch gezegd? Er zijn allerlei redenen hoe een negatief imago rondom een voortgangsgesprek is ontstaan:
- Gesprekken worden afgeraffeld. Als zulke gesprekken worden gedaan, dan worden ze er vaak doorheen gejast, want het hoort niet tot de corebusiness. Inhoudelijk op een situatie ingaan en ontdekken waarmee een medewerker in kan verbeteren en ontwikkelen, krijgt dan veel te weinig aandacht.
- Men krijgt teveel kritiek zonder een heldere oplossing te krijgen, die standhoudt. Kritiek geven is altijd heel gemakkelijk. We zijn allemaal in staat iemand tot op de enkels af te zagen en zolang het goed gaat, hoef je niets te doen, want dan geldt het adagium: Geen nieuws is goed nieuws.
- Werkgevers weten vaak niet goed hoe de juiste inhoud aan voortgangsgesprekken te geven. Ga er maar aan staan hoe je als volleerd coach iemand in zijn kracht gaat zetten met argumenten die blijven hangen bij die medewerker. Het is niet iedereen gegeven om een inspirerende en motiverende leider te zijn die zijn mensen tot grotere hoogten kan stuwen.
- Voortgangsgesprekken vinden niet periodiek plaats. “Ooit hadden we zulke gesprekken, maar daar is men weer mee gestopt”. Een medewerker krijgt kritiek in dat ene gesprek, maar krijgt daarna dan nooit meer de kans in een officieel gesprek daarna, beterschap te hebben getoond.
Dit zijn de belangrijkste redenen waarom een negatief imago aan voortgangsgesprekken kleeft. Dit imago is veel gemakkelijk weg te nemen, dan vaak wordt aangenomen. Hier zijn vier adviezen:
1. Gebruik een duidelijk formulier
Wanneer voortgangsgesprekken worden ingevoerd, stel dan een duidelijk formulier op als leidraad en maak het uzelf. Bedenk de belangrijkste competenties die u wil bespreken en bedenk hoe de betreffende werknemer hierin ontwikkeld is. Toon dan voorafgaand dit formulier en laat zien dat men zich verder kan ontwikkelen d.m.v. te stellen doelen. Openheid van zaken neemt al enige negativiteit weg.
2. Wat moet zo’n gesprek teweeg gaan brengen?
Een goede voorbereiding is het halve werk. Er is altijd op alles en iedereen kritiek te leveren. Echter, bedenk de voorbeelden waar de werknemer een manco liet zien en bedenk dan uw argumenten waarom dit verbeterd moet worden. Bedenk daarnaast tevens de goede invloeden die de medewerker heeft of resultaten deze persoon heeft behaald. Zo houdt u het gesprek in balans.
3. Wees zo duidelijk mogelijk en geef opbouwende kritiek
Herkenbaar? Tijdens de voorbereiding kunt u altijd alle ongenoegen over iemand verzinnen, etc. Maar tijdens het gesprek komt het er toch niet uit. Dit kan allerlei redenen hebben. De medewerker is verbaal sterker dan de werkgever, de werkgever heeft moeite om zich op een nette manier uit te drukken over iets waar hij ontevreden over is of de baas wil gewoon aardig gevonden worden, etc. U wil echter dat men op bepaalde punten verbetering laat zien. Laat dan ook zien wat die verbetering teweeg zou gaan brengen, vanuit een positieve gedachtegang en zonder de medewerker af te branden. Neem hem/haar mee in uw idee en welke invloed deze persoon heeft op het geheel. Bij MKB bedrijven is deze invloed namelijk zeer groot (bv. bij 10 werknemers, is dat dus 10% van het geheel!). Denk altijd in oplossingen en mogelijkheden (er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden). Help de medewerker tijdens het gesprek zelf ook in oplossingen te gaan denken en help deze zich daarin verder te ontwikkelen. Leg de boel wel vast en hou de persoon aan gemaakte afspraken.
4. Begeleid een werknemer erna zoveel mogelijk
Kritiek krijgen is nooit leuk. Geconfronteerd worden met gemaakte fouten vind niemand fijn. Daarom is het geven opbouwende kritiek zo belangrijk. Alleen, hoe gaat de medewerker ermee om in de toekomst? Een idee is wekelijks een kort overleg met iedereen persoonlijk te hebben, als opvolging van bepaalde afspraken. Aandacht geven draagt bij het negatieve imago te verhelpen.
5. Zorg ervoor dat deze gesprek een terugkerend karakter krijgen
Een kans krijgen verbetering te laten zien na verkregen kritiek is natuurlijk een begrijpelijk idee. In de vorm van terugkerende gesprekken die worden vastgelegd met afspraken en te behalen doelen, kunt u de medewerkers helpen in hun ontwikkelpad. Op deze manier kunt u gemakkelijker de ontwikkelde competenties gaan afvinken: u blij en de medewerker blij! Ja, de weg naar een positief imago is geplaveid met goede intenties; dat is altijd zo. En nu heeft u de kans dit ook te gaan organiseren.
Wilt u meer advies en zoekt u hulp op dit gebied?
Neem dan eens contact op met De Mobiele PersoneelsChef. Hij helpt al jaren MKB ondernemers hun voortgangsgesprekken te verbeteren en daarmee het algehele bedrijfsresultaat op een beter niveau te krijgen!