Grondige voorbereiding voorafgaand helpt de juiste uitgangspositie te hebben per medewerker;
Functioneert die ene medewerker niet zoals u wil?
Is het herkenbaar? Voortgangsgesprekken worden weleens als tijdrovend gezien. Ooit werden ze gedaan, maar niet voortgezet. Anderen zijn er ooit mee begonnen, maar merken dat de sleet erin zit na zoveel jaar. Bijna alle ondernemers weten dat het voeren van gesprekken over functioneren belangrijk zijn. Alleen wat is de beste manier om dit doen en te zorgen dat het na zoveel jaar nog steeds toegevoegde waarde biedt?
De Mobiele PersoneelsChef (De MPC) heeft inmiddels vele ondernemers geholpen bij het doen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Niet alleen, maar altijd naast ondernemer en werknemer. Zoals een ondernemer ooit eerlijk durfde te zeggen: “Jij bent voor mij de stok achter de deur, want eigenlijk wilde ik vandaag klanten bezoeken”. Hij besefte dat het goed was om mensen meer formele aandacht te geven. De MPC hielp mee de zaken in goede banen te leiden.
Het invoeren van zulke gesprekken geeft invulling aan de behoefte van het creëren van meer duidelijkheid en aandacht. Heeft u zich weleens afgevraagd wat er speelt bij de mensen en hoe je dat precies naar boven krijgt? En wat is het verschil tussen een functionerings- en beoordelingsgesprek? Een functioneringsgesprek is vaak midden op het jaar en is een tweeweg gesprek om nog bij te kunnen sturen en een beoordelingsgesprek is vaak aan het eind van het jaar en beoordeelt de leidinggevende de medewerkers op behaalde doelen en competenties.
Om het voordeel duidelijk te maken waarom het handig is in ieder geval periodiek een voortgangsgesprek te hebben met uw mensen, hieronder een case uit de recente geschiedenis van De MPC:
De case:
Bij de klant werken ruim 20 personen waarbij de meesten relatief lang voor de baas werken (tussen 4 en 40 jaar). Daarbij is er enige instroom van nieuwe medewerkers. De zaak zelf bestaat tientallen jaren en wordt gerund door inmiddels de derde generatie uit dezelfde familie. In de basis heeft de directie een sociale houding naar de medewerkers; dat komt voort uit een jarenlange traditie waarbij het belang van goed met je personeel omgaan, hoort de oorspronkelijke kernwaarden van het bedrijf.
Maar omdat 50 jaar geleden niets aan gesprekken werd gedaan en deze “traditie” ruim 47 jaar werd voortgezet, ontdekte de nieuwe jonge directie dat zo’n beleid niet meer past in deze maatschappij. Mensen zijn mondiger geworden en willen gehoord worden, men wil aandacht krijgen en weten waar ze aan toe zijn. De directie besefte ook dat je meer uit deze gesprekken kunt halen als je de mensen meer wil ontwikkelen. Beter voor het bedrijf en beter voor hun, werd er gezegd. Tegelijkertijd wist de directie niet goed hoe je dan een omgeving neerzet met periodieke gesprekken met een duidelijk formulier en borging van de afspraken, etc. Door een doorverwijzing kwam men met De MPC in aanraking.
Kort de kennismaking en toelichting van de toegevoegde waarde werd De MPC daarna ingehuurd om de directie te helpen met het doen van gedegen gesprekken en doet dit overigens nog steeds. De directie wilde duidelijker laten zien dat ze met de tijd waren meegegaan en zo nog steeds voldeden aan de oorspronkelijke kernwaarden van de oprichters.
Het resultaat:
Bij alle gesprekken zit De MPC en helpt o.a. het gesprek te sturen. Zeker in het begin, sloeg een gesprek weleens dood (“Wat moet ik nou vragen, dan?”) en De MPC hielp dan de boel op gang door zelf een paar kritische vragen te stellen. Altijd met respect voor de medewerker en ook zodanig dat vervelende punten eens goed uitgesproken werden naar elkaar. Verslaglegging is in alle gevallen essentieel zodat medewerkers terug kunnen lezen wat hun doelstellingen voor de komende tijd zijn en is onderdeel van dossiervorming.
Inmiddels kent iedereen de jaarlijkse procedure en is tevreden over de gang van zaken. Iedereen kan even zijn ei kwijt en er is meer helderheid over ieders functioneren. Tegelijkertijd heeft de directie hun leidinggevende vaardigheden verder ontwikkeld omdat men veel meer in gesprek is gegaan met het personeel. Zo is de professionaliteit van de organisatie als geheel toegenomen. De MPC heeft ervoor gezorgd dat medewerkers zich meer zijn gaan ontplooien en aan zichzelf zijn gaan werken. De mensen voelen zich meer gehoord, kennen de MPC inmiddels goed en hierdoor is het veel duidelijker geworden voor de directie hoe ieder bijdraagt aan het succes van de onderneming.