Hoe gaat De MPC voor meer harmonie in mijn tent zorgen?
“Ik heb een groeiend installatiebedrijf, we hebben het toch niet over een orkest? Mijn mensen moeten gewoon doen wat hun gezegd wordt, kom op!” Dat is wat De MPC kort en bondig terugkreeg van een ondernemer toen deze vertelde dat sommige zaken niet altijd lekker liepen in zijn bedrijf.
Er gaat maar één staan als ondernemer die de boel strak moet regelen. U bent ooit eens aangevangen met een goed idee voor een eigen bedrijf en op een dag komt u ‘s ochtends de kantine binnen en zijn het niet meer de 3 waarmee u ooit begonnen bent, maar zitten er inmiddels 25 werknemers!
Daar waar u met die 3 heel gemakkelijk het bedrijf kon leiden, zijn het nu 25 man wiens gezinnen u voedt. Ze zijn allemaal nodig om de bedrijfsactiviteiten in goede banen te leiden, op weg naar een bepaald doel. De zaken moeten door blijven lopen, zoals u het wilt.
Eigenlijk is het dan net of u een koor aan het dirigeren bent. U dient ervoor te zorgen dat alle stemmen in het koor harmonieus klinken en dat eventuele valse noten worden vermeden. Net als in een uurwerk waar alle radertjes, hoe klein ook, allemaal optimaal dienen te functioneren.
Helaas kunnen we allemaal voorbeelden uit onze dagelijkse praktijk benoemen, dat bepaalde harmonie niet altijd aanwezig is in de tent. En voorbeelden te over: bij de koffieautomaat loopt men over van alles en nog wat te mopperen zonder dat er bij wordt betrokken. Of u ziet dat sommige collega’s nét lekker met elkaar samenwerken, maar hoe pakt u dat simpel aan zonder dat één van de twee verdwijnt? Of dat iemand niet optimaal functioneert in een bepaalde functie, maar dat deze persoon te belangrijk is om zomaar te laten gaan. Of dat soms als directeur net het gevoel heeft dat uw ideeën aansluiten bij de jongste generatie die voor u werken (en te maken krijgt met de bekende generatiekloof).
Hoe krijg je nu op een betrekkelijk eenvoudige manier dat de harmonie terugkeert, zonder meteen de hele organisatie op z’n kop te moeten gooien? De tent moet namelijk wel gewoon doordraaien, want daar zijn de belangen inmiddels veel te groot voor geworden. De MPC heeft enkele goede oplossingen voor u:
1. Iedereen speelt een belangrijke rol in de organisatie
Iedereen speelt een belangrijke rol in de organisatie, dat is een inkopper. Echter, in hoeverre zijn de medewerkers hiervan bewust? Heeft u wel eens aan Functie-/Taakomschrijvingen gedacht? Dit is een eenvoudige manier waarmee u duidelijk maakt wat o.a. iemands taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn, binnen het gehele kader dat u met de organisatie heeft geschapen. Door hier bijvoorbeeld op terug te komen tijdens een voortgangsgesprek worden mensen veel bewuster van hun invloed op de organisatie.
2. Verwachtingen
Maak verwachtingen die u heeft van alle mensen duidelijk, door bijvoorbeeld geregeld korte toolboxmeetings te houden en onderdelen te bespreken die verbetering behoeven. Door deze een terugkerend karakter te geven (bijv. eens per maand, vlak voor de vrijdagmiddagborrel) en met notulen te zorgen dat de terugkerende problemen oplossingen nodig hebben, verkrijgt u in de basis een manier om gemor weg te nemen.
3. Dossieropbouw
Als u iemand ziet zitten die niet lekker functioneert in z’n functie, dan is de weg van de minste weerstand een exitgesprek en eruit. Alleen zonder een goede dossieropbouw kan dit niet meer zo gemakkelijk. We moeten niet onderschatten dat veel ondernemers dan gelijk het probleem zien opdoemen waar je zo snel vervanging vandaan haalt. Bedenk ook hier wat u precies van deze persoon wilt, achterhaal de reden(en) waarom hij niet lekker functioneert en voer met de persoon in gesprek. Treed kordaat op, maar wel met empathie, zonder uw eigen belang te ondergraven. Soms heeft iemand even een zetje nodig. Ook zijn er gevallen waarin zo’n persoon herplaatst kan worden in de organisatie en opeens veel beter tot z’n recht kwam. Maak duidelijke verslagen en wees 100% helder over de spelregels. Uiteindelijk, mocht u toch voor een exit kiezen, dan zorgt die dossieropbouw ervoor dat de financiële pijn zo laag mogelijk is.
4. Communicatie
Soms is de generatiekloof oorzaak dat communiceren met de jongere medewerkers stroever verloopt. Hoe los je zoiets op? Ook hier is het de bedoeling met betreffende medewerkers in gesprek te gaan (individueel). Probeer te achterhalen waar ze hun meningen op baseren. Welke argumenten gebruiken ze? Soms zitten er goede ideeën tussen, waar u van leren kan. Soms merkt u dat bepaalde overtuigingen die ze hebben lastig weerlegd kunnen worden. Dan is het ook 100% helder te zijn over uw eigen intenties en wat ervoor nodig is om iemand op een bepaald niveau te krijgen. Niet elke leerling is meteen meester van z’n werk. Dat kan niet, en enkele kilometers moeten gemaakt te worden. Dus sommigen moeten doordrongen worden van het feit dat door ervaring en inzicht te verkrijgen bepaalde taken honderden, zo niet duizenden keren gedaan dient te worden om de gewenste ervaring en inzicht te verkrijgen. Doe dit altijd begripvol en met goede argumenten. Ook dan krijgt u de lastigsten mee.
Wilt u meer weten hoe je gemakkelijker tot de gewenste harmonie komt, zonder meteen alles zelf te moeten doen? Neem gerust eens contact op met De MPC.