In de dagelijkse praktijk kom ik vaak in aanraking met goede ondernemers. Mannen en vrouwen met een uitstekend hart die enorm zijn gegroeid, maar ook mee te maken hebben. Op hun weg naar ontwikkeling van de onderneming verzamelen zij mensen om zich heen die hen helpen hun dromen waar te maken. Hun werknemers dus.
Het kennisniveau van de ondernemer op het gebied van personeelszaken is in de basis hoog. Ondernemers hebben zich sterk weten te ontwikkelen, echter met inmiddels veel personeel om zich heen wordt de omgeving die zij vaker kan maken. Zodra de zaken meer variëren, binnenkomt, is een personeelsdossier meestal hetgeen goed als eindspiegel bij de meeste werkzaamheden.
Als arbeidsovereenkomst, kopie ID, Loonbelastingverklaring en salarisgegevens zijn de anderen die meestal wel terug te vinden zijn in het personeelsdossier. So far, so good. Werknemers gaan aan het werk en hoe dat verder?
De reden waarom ik in gesprek kom met werkgevers, is dat ik te horen krijg dat sommige werknemers niet aan verwachtingen voldoen. Met een groot land vol functies. Zo moeten ultieme uitgangspunten voor aandacht en het gedrag van werknemers altijd verder kunnen bekeren door de basiszaken beter te verduidelijken naar personeelszaken.
Het gaat om duidelijkheid bieden en aandacht geven.
Duidelijkheid als in:
- Wat zijn de verwachtingen voor betreft de functie?
- Hoe is de omgang met klanten, het werk?
- Waar moet werk gericht gedaan worden?
- Wat kan wel en niet, wat niet als grens gesteld?
- Huishoudelijke regels?
- Wat werk heeft bijgedragen naar wat die prijs getiteld is?
Aandacht geven, als in:
- Taken delegeren en ervaren hoe zaken gebeuren.
- Feedback geven van medewerkers.
- Uitdagen en versterken.
- Belangen van verantwoordelijkheden.
Hier zijn 5 onderdelen die als basis dienen meer duidelijkheid en aandacht te bieden
1. Het Personeelsdossier
Wanneer deze aan de wettelijk verplichte onderdelen voldoet (zoals hierboven beschreven) en bijgehouden wordt. Te denken valt aan alle belangrijke correspondentie m.b.t. wijzigingen in werktijden, waarschuwingen, dossier bij ziekteverzuim en eventuele re-integratie, promoties, etc. Zodra een dossier goed wordt bijgehouden, kan daarbij goed worden gehandhaafd, mensen weten dan beter waar men aan toe is.
2. Het personeelshandboek
Dit is een belangrijk document waarin alles wordt beschreven dat niet in een arbeidsovereenkomst staat of t.a.v. deze arbeidsovereenkomst verder verduidelijkt kan worden. Ook wel het huishoudreglement genoemd, kunnen door alle zaken over primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden beschreven worden, het ziekteverzuimprotocol, rechten en plichten m.b.t. verlof en vrije dagen, etc.
Men hoeft daar niet als politieagent op te gaan handhaven, alleen eens in de zoveel maanden eens terugkomen tijdens een meeting op zaken beschreven in het handboek, biedt zoveel duidelijkheid.
3. De personeelsmeeting
Vaak genoeg maak ik het mee dat bij de vraag of regelmatig een meeting wordt belegd de werkgever mij vragend aankijkt. Het hoe en waarom van een reguliere meeting is zo belangrijk voor het creëren en versterken van de betrokkenheid van medewerkers. Mensen zijn altijd benieuwd hoe het met het bedrijf gaat, hoe het met die uitstaande offerte staat en waarom deze wel of niet is doorgegaan. Alle lopende zaken, op- en aanmerkingen kunnen eens de revue passeren. Creëert duidelijkheid en mensen zitten altijd op feedback (= aandacht) te wachten!
4. De Functie-/Taakomschrijving
Een Functie-/Taakomschrijving is naar mijn idee echt een ondergeschoven kindje. Dit is bij aanname van een medewerker essentieel om te zorgen dat alles wat betreft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk is. Helaas maak ik het niet vaak mee dat dit onderdeel goed is beschreven voor medewerkers. Terwijl het alles in zich heeft om meer duidelijkheid te bieden. Een goed beschrijft alles waar men als medewerker mee te maken krijgt in zijn werk en biedt zelfs duidelijkheid hoe men mag gaan wat betreft bevoegdheden. Zo worden discussies voorkomen.
5. Functioneringsgesprekken
Interessant genoeg vindt dit soort gesprekken vaker plaats dan gedacht. De frequentie is alleen onregelmatig, is mijn ervaring. Het is het ideale moment voor individuele aandacht naar een medewerker, gebaseerd op een goed document waarin de competenties van een persoon worden beschreven. Persoonlijke feedback, de mogelijkheid je zegje te kunnen doen, gemotiveerd vanuit je van iemand vindt, mits de medewerker in kwestie maar met respect behandeld wordt, is de beste mogelijkheid duidelijkheid en duidelijkheid te bieden. Zorg wel voor een duidelijke vastlegging en ga niet af op slechts wat document heeft. Geef grondige feedback abo., voorbereiding is dus wel belangrijk. En goede manier het puntuemt en mensen nog beter te kunnen ontvoelen.