Verbeteren interne communicatie verbetert de betrokkenheid

De Mobiele PersoneelsChef (De MPC) zit met veel ondernemers aan tafel en krijgt een kijkje in ieders keuken. Van ondernemers krijgt hij zaken te horen als: “In de wandelgangen hoor je alles dat niet goed gaat, maar ik hoor heel weinig direct van mijn mensen”. Of “Als ikzelf bij het koffieapparaat sta, dan voel ik toch een bepaalde afstand ondanks dat ik ze bijna als vrienden zie”. Maar ook: “Ze doen niet altijd helemaal wat ik zeg of vind.” De MPC beschrijft een situatie die hij eens tegenkwam.

Case:

Ooit aan tafel bij een ondernemer begon De MPC een aantal gerichte vragen te stellen over grip op medewerkers en controle over verwachtingen. De ondernemer durfde in een vertrouwd moment eerlijk aan te geven dat hij het gevoel had dat zijn mensen alleen maar voor hem werkten om geld te verdienen. Daarnaast toonden ze weinig betrokkenheid. Ja, op individuele basis liepen dingen wel aardig, maar als groep was de ondernemer gewoon niet tevreden.

“Zou jij de betrokkenheid van jouw mensen willen vergroten?”. Zijn antwoord was: “Ja!” “Vertel jij ze ook gewoon waar je als ondernemer mee bezig bent? Zijn ze goed doordrongen van het succes van de organisatie? Is de visie en missie die jij met jouw bedrijf hebt, wel duidelijk bij jouw mensen?” De ondernemer keek mij wat vragend aan. “Waarom zou ik ze dat vertellen?” vroeg hij mij weer. “Ze moeten gewoon hun werk doen, daar krijgen ze voor betaald! Al het andere, dat is toch niet belangrijk voor ze?”

Ideaal vs. werkelijkheid

Uiteindelijk kwam het erop neer dat het beeld dat de ondernemer van zijn mensen had niet overeenkwam met de werkelijkheid. De MPC kon de ondernemer ervan overtuigen dat iedereen het in meer of mindere mate prettig vindt wanneer een sterke leider de groep vertelt waar ze heen moeten. Daarnaast is het belangrijk helder te hebben wat iemand individueel bijdraagt aan het succes van de onderneming. Tevens is het verstandig te tonen hoe men kan verbeteren om wel het doel te behalen.

De MPC kreeg toen een opdracht om de ondernemer te gaan helpen met het duidelijker formuleren van zijn visie en missie van zijn bedrijf en daarmee de zaak te vereenvoudigen wat dat betekende voor de mensen op de werkvloer. Zijn mensen waren bij hem in dienst, maar hadden geen duidelijke Functie-/Taakomschrijving en voortgangsgesprekken werden niet gedaan.

Optimalisatie

Toen deze zaken op orde werden gebracht, werd de ondernemer geleerd hoe hij meer met zijn mensen in gesprek zou kunnen gaan. Met eenvoudige tips kwam hij al een heel stuk verder. Door ze meer op de hoogte te brengen van de voortgang van mogelijke opdrachten, de successen en ook de mislukkingen en voortgangsgesprekken te doen met zijn mensen, kreeg de ondernemer na verloop van tijd meer het gevoel dat hij zijn grip terugkreeg. Medewerkers kwamen zelfs met ideeën voor verbeteringen op een bepaald gebied.

De ondernemer erkende dat hij niet had doorzien dat hij met eenvoudige tools zijn mensen meer aan het praten kreeg. Tevens vergrootte hij daarmee de betrokkenheid . De eerder genoemde afstand bij het koffieapparaat voelde hij niet meer zo. “Vrienden zullen het misschien ook niet worden, maar ik streef liever naar professionals!”, was zijn uitspraak. Kijk, die ging het begrijpen.