Opstellen gebruikersovereenkomsten maakt alles duidelijker

Veel ondernemers hebben een organisatie waarin zij te maken hebben met medewerkers die een auto van de zaak hebben. Ook zijn vaak andere eigendommen als een laptop en een mobiel uitgegeven. In hoeverre heeft de ondernemer er dan voor gezorgd dat alles netjes vastligt in de vorm van bepaalde gebruikersovereenkomsten? We praten over kostbare goederen waar als een “goed huisvader” mee omgegaan dient te worden. Lees over een situatie waarin De Mobiele PersoneelsChef voor alle partijen meer duidelijkheid bood.

De Mobiele PersoneelsChef (De MPC) kreeg een nieuwe klant. De ondernemer en zijn vrouw runnen een succesvolle organisatie waarbij de medewerkers mobiel zijn en door het hele land opdrachten invullen. Mobiel zijn betekent in hun geval een auto van de zaak. Door de groei zijn dat inmiddels ruim 10 bedrijfsauto’s geworden. De auto’s zijn volledig beletterd en maken heel duidelijk welke organisatie op dat moment op de weg rijdt.

De reden dat men met De MPC in gesprek wilde, is dat men op een aantal vlakken de grip en controle op de medewerkers aan het verliezen was. Een aantal zaken vielen op:

  • Men zag dat enkele medewerkers zich relatief vaak schuldig maakten aan te hard rijden, dat resulteerde in boetes.
  • Eén medewerker maakte het erg bont met bepaalde gedragingen op de weg, waardoor de directeur relatief vaak werd gebeld door boze weggebruikers (bumperkleven, rechts inhalen).
  • Er was een vermoeden van brandstofdiefstal.

Geen vastlegging en bewijs

Op papier had men niets vastliggen. De auto’s waren uitgegeven met de mededeling dat men netjes met de voertuigen om diende te gaan. Alleen er was geen autoreglement en er waren geen individuele gebruikersovereenkomsten. De boetes moeten betaald worden door de medewerker zelf. Iedereen vond dat terecht en het werd zonder morren geaccepteerd. De medewerker die zich op de weg minder goed scheen te gedragen, werd ter verantwoording geroepen. Nu was het zijn woord tegen die van de diverse medeweggebruikers. Bewijs was mager, dus had de werkgever niet echt een stok om mee te slaan. Behalve dat hij beterschap verwachtte. Toch bleef het gevoel van te weinig grip en controle knagen.

Het vermoeden van brandstofdiefstal werd bevestigd, doordat de directie kilometerregistratiekastjes had ingebouwd en via de leasemaatschappij informatie werd gegeven over een abnormaal hoog brandstofverbruik. De medewerker werd ter verantwoording geroepen. De zaak werd toegegeven, aanhangig gemaakt bij politie en justitie en zijn contract werd niet verlengd.

Oplossing

De MPC werd gevraagd een autoreglement op te stellen (als onderdeel van het personeelshandboek) inclusief gebruikersovereenkomsten voor auto, gereedschappen e.d.. De directie wilde vanaf dat moment duidelijk stellen wat de regels waren omtrent gebruik van de auto, etc. Ze waren ervan overtuigd geraakt dat wanneer zaken nog duidelijker op papier staan en de medewerkers de consequenties accepteren, er een duidelijk kader is waarbinnen men mag opereren. De hoeveelheid boetes werd minder en het aantal boze telefoontjes van medeweggebruikers verdween. Iedereen accepteert normaal gesproken de regels, mits duidelijk uitgelegd waarom zij zo zijn. Zo kreeg de klant op dat gebied meer grip en bespaarde hij veel onnodige kosten.