Goudmijn

Personeelsmanagement: uw eigen goudmijn?

Personeelsmanagement: uw eigen goudmijn? 

Het personeelsmanagement is uw eigen goudmijn! Wist u dat? Elke ondernemer met personeel (de werkgever) beschikt over een verborgen schat; men is het zich in veel gevallen alleen niet bewust.

Deze schat of goudmijn is wel een wezenlijk onderdeel voor elke werkgever en het wordt vaak met de nodige reservering bekeken:

Het personeelsdossier

Wanneer we het nl. over het personeelsdossier hebben, zijn de eerste gedachten veelal:

  • “Alleen maar administratieve rompslomp”;
  • “Ik geloof dat het daar ergens in een map in de kast staat”;
  • “Het is dat het wettelijk verplicht is, maar anders… “.

Er hangt een wat muffig, minder positief sfeertje omheen. Het is niet verwonderlijk dat zo over het onderwerp wordt gedacht. Letters en getallen op papier leven niet en het idee dat het slechts het opslaan van informatie over medewerkers is, geeft voeding aan gemelde gedachten. Wellicht wordt dit tevens geholpen, doordat onze overheid het verplicht heeft gesteld indien u medewerkers in dienst neemt. Als ons iets wettelijks wordt opgedrongen, dan schieten we als mens standaard in de reserveringsmodus. We zijn dan eerder geneigd de kat uit de boom te kijken. De overheid treedt standaard niet op als vertolker van duidelijkheid, toch?

En toch:

Dit onderdeel van de bedrijfsvoering is een hoogst onderschat component. Indien het wordt geoptimaliseerd en gehanteerd op de juiste momenten, dan zal het zich aan u als ondernemer openbaren als een verborgen schat. Een verlaten goudmijn die u in potentie veel geld kan besparen en tegelijkertijd meer omzet en een hogere marge kan opleveren.

 

Waarom deze whitepaper

 

Deze whitepaper toont met duidelijke voorbeelden aan wat een ondernemer kan doen om het voordeel te hebben bij:

  1. De verhoogde inzet van medewerkers wanneer zij een bijdrage leveren in het behalen van de doelstellingen van de onderneming, alsmede hun eigen doelstellingen;
  2. Het “op afstand houden” van de overheid;
  3. Een zorgelozer gevoel wanneer u iemand ontslaat immers, u doet aan dossiervorming.

Het is bedoeld voor ondernemers die met uiteenlopende situaties te maken hebben, o.a.:

  • Een medewerker heeft u rondlopen die het u lastig maakt en het woord “ontslag” is al eens door uw gedachten gegaan;
  • U heeft weleens gelezen of gehoord dat een collega ondernemer ooit veel geld kwijt was en veel ergernis had, juist omdat hij iemand had ontslagen;
  • Het verlangen naar een hoger niveau van professionaliteit bij uw medewerkers;
  • De gesprekken van medewerkers bij de koffieautomaat gaan over zaken die u nooit rechtstreeks verteld worden;
  • U zoekt naar manieren het beste uit uw mensen te halen en dat zo te houden.

Tips

Er zijn een aantal uitgangspunten waar deze whitepaper op gebaseerd is en kort worden toegelicht. U krijgt daarnaast een aantal tips, welke gemakkelijk inzetbaar zijn en vorm geven aan het onderwerp van uw eigen verborgen schat. Dus wanneer u dit document heeft gelezen, heeft u in ieder geval zichzelf de opening gegund anders naar het personeelsdossier te gaan kijken en wat ú kunt doen om uzelf een beter bedrijfsresultaat te veroorloven!

 

Vastleggen is de kern

 

De kern is dat bij een personeelsdossier zaken worden vastgelegd.

Vastlegging geeft twee aspecten weer:

  1. Dingen worden aantoonbaar en
  2. Het geeft houvast en structuur voor zowel ondernemer en medewerker.

Het kunnen aantonen op papier, ofwel bewijzen dat iets zo is, geeft de waarheid weer zoals deze eens is besproken met de medewerker. Bij twijfel weten zowel ondernemer als werknemer hoe de afspraak was. Bijvoorbeeld: “Wat was de afspraak ook weer met medewerker X wat betreft werktijden i.v.m. schoolgaande kinderen?”. Wanneer iemand anders een verzoek indient om op dezelfde manier behandeld te worden? Of de reden waarom u iemand ooit eens een salarisverhoging heeft gegeven? Waar medewerkers onderling met elkaar gesproken hebben en iemand meent het recht op eenzelfde verhoging te hebben. Dan is aantoonbaarheid erg gemakkelijk en geeft het een reden iets wel of niet te hoeven doen.

Daarnaast

Het geeft houvast en structuur voor elke partij. Bijvoorbeeld, een arbeidsovereenkomst is een juridisch document waarin een aantal rechten van en plichten voor een medewerker zijn vastgelegd. Het geeft een medewerker houvast, omdat hij zich dan geen zorgen hoeft te maken wanneer het salaris aan hem uitbetaald wordt. Het moge duidelijk zijn dat er nog veel meer zaken zijn die aantoonbaarheid en structuur geven. Deze staan verder uitgewerkt bij de tips.

Uitgangspunten

 

Dit document kent een zestal algemeen geldende uitgangspunten ofwel prikkels, welke hieronder kort worden toegelicht. Het zijn zaken waar wij allemaal weleens van gehoord hebben en waar in toenemende mate aandacht voor is:

  1. “Medewerkers zijn het grootste kapitaal van een werkgever”
  2. “Mensen zijn tegenwoordig mondiger dan ooit”
  3. “Eerlijkheid = duidelijkheid”
  4. “De overheid heeft geld nodig”
  5. “Toenemende verantwoordelijkheid”
  6. “Verscherpte wet- en regelgeving”

Het grootste kapitaal van een werkgever (ondernemer) zijn de mensen. Een begrip dat vaker wordt gehanteerd. Zonder mensen staat alles stil (ook bij automatisering/robotisering is nog steeds iemand nodig om zaken te programmeren en in gang te zetten). Er vindt bv. geen inkoop- of verkoopproces plaats. Tevens wordt niets getransporteerd of geconstrueerd, etc.. Er is meer aandacht voor dat kapitaal, want om mensen zo lang mogelijk aan u te binden en ze zo productief voor uw organisatie te laten zijn, dient u hen o.a.

  • Betrokken te maken
  • Hen uit te dagen
  • De medewerkers goed te belonen
  • De mensen het gevoel van verantwoordelijkheid en vertrouwen te geven

Personen zijn tegenwoordig mondiger dan ooit. Grenzen zijn letterlijk vervaagd. Door het Internet en toenemende kennis en inzichten nemen minder mensen zomaar iets van u aan tenzij het met duidelijke argumenten is omkleed. Voorbeeld: Waar wij vroeger zonder weerstand het oordeel van een arts aannamen, zijn wij tegenwoordig zelfs in staat een discussie met zo’n persoon niet uit de weg te gaan. In toenemende mate wordt getornd aan gezag. Dat heeft ook gevolgen voor u als werkgever.

Duidelijkheid

We weten dat zachte heelmeesters stinkende wonden maken. Ondanks dat velen gewoon aardig gevonden willen worden, biedt het uitgangspunt eerlijkheid een houvast voor duidelijkheid. Natuurlijk was het TV-programma “Idols” een basis voor ultiem entertainment. Maar wat goed dat men in de jury vaak genoeg zo eerlijk was om sommige deelnemers in zeer duidelijke bewoordingen uit het zangervak te houden! Iemand aan de gang houden, omdat ie zo goed is in zijn vak en geld oplevert, maar een hork is naar collega’s en klanten, daarvan kunt u zich afvragen of deze persoon optimaal functioneert. Anders gezegd: dient het thema “eerlijkheid” op hem losgelaten te worden? Iemand heeft ook gewoon recht op de waarheid te horen. Het kan maar duidelijk zijn en daarnaast, de waarheid werkt bevrijdend.

Onze overheid heeft geld nodig, klip en klaar. Enkele voorbeelden:

  • De nieuwe Wet DBA (over ZZP-ers) is alweer de nek omgedraaid. Er komt met de nieuwe regering een andere vorm voor ZZP-ers. Eigenlijk behelst het dat de overheid wil dat meer mensen terugkeren naar werknemerschap, zodat u als werkgever meer afdrachten, premies en belasting betaalt. Het wordt als kapitaal naar de Belastingdienst teruggevloeid. Dit zijn zij nl. misgelopen sinds het feit dat zij de VAR 15 jaar geleden hebben ingevoerd.
  • Het UWV heeft sinds enkele jaren de opdracht meegekregen in meer gevallen een loonsanctie aan u uit te delen. U krijgt hem om de oren indien u niet volgens hun normen de behandeling van een langdurig zieke medewerker goed heeft volbracht. Dus i.p.v. twee jaar lang een zieke medewerker doorbetalen, betekent het dan drie jaar lang looncompensatie door u. Geen prettige gedachte voor MKB ondernemers. (Overigens, met het nieuwe regeerakkoord gaan kleine werkgevers nog maar 1 jaar lang ziekte doorbetalen.)
  • We weten allemaal dat de hoogte van verkeersboetes de laatste jaren onevenredig harder stijgt dan de jaarlijkse inflatie…

Verantwoordelijkheid

Diezelfde overheid heeft sinds enige jaren een weg ingeslagen waarbij de verantwoordelijkheid langzaam maar zeker naar u als werkgever wordt verlegd. Een voorbeeld is het feit dat u verantwoordelijk bent voor aanvulling van iemands inkomen voor een periode van twaalf jaar, indien deze persoon ziek uit dienst gaat.
Wat betreft de nieuwe Wet Werk en Zekerheid, is duidelijk geworden dat u eerstens verantwoordelijk bent voor scholing van medewerkers. Dit gebeurt zodra geen werk meer in hun oorspronkelijke functie is. Zo wil men dat u de personen eerst in uw eigen organisatie herplaatst. Zorgt u dan ook wel voor een juist dossier, zodat zaken aantoonbaar zijn? Ook dat is verplicht in zo’n situatie.

Het is zichtbaar dat sinds enkele jaren verscherpte wet- en regelgeving door de overheid is doorgevoerd. Uitingen daarvan zijn de eerder genoemde wetten Werk en Zekerheid en DBA, alsmede vernieuwde wetten op het gebied van Arbo en fiscaliteiten. Weet u nog wanneer u voor het laatst de Staatscourant heeft gelezen waarin nieuwe wetten worden gepubliceerd?

Personeelsmanagement: uw eigen goudmijn? 

De twaalf tips!

 

Hierna volgen twaalf tips om mee aan de slag te gaan! Deze geven handvatten om uw eigen verlaten goudmijn te gaan ontginnen. De tips zijn gegroepeerd in twee onderdelen: één groep is voor meer structuur/houvast. De ander draagt bij aan omzet/margeverhoging indien gewenst. Gezamenlijk zorgen ze voor dossiervorming en biedt het de medewerkers een eerlijk platform om hen betrokken te maken. Daarbij ze uit te dagen in hun werk, hun werkomgeving en hen het gevoel van verantwoordelijkheid te laten geven.

De zes onderdelen voor meer structuur en houvast:

  1. Arbeidsovereenkomst

Denk ten eerste eraan de afspraken in de Arbeidsovereenkomst te allen tijde schriftelijk vast te leggen. De Wet Werk en Zekerheid verplicht u een tijdige aanzegging bij contractverlenging. Minimaal een maand van tevoren dient u dit met de medewerker te bespreken. Als u dat doet, legt u dat vast in een net document, waarbij u tevens de reden van verlenging vermeldt. Doet u dat in een gesprek waarbij u een kort verslag maakt, dan kunt u met het goede gemoed ook wat doelen vastleggen. Deze tonen de verlenging van het contract aan en daarbij kunt u in de toekomst ook op terug komen. U toont uw goede wil, de medewerker is blij en krijgt duidelijke verwachtingen mee voor de komende termijn. Klik hier voor meer informatie.

  1. Functie-/Taakomschrijving (FTO)

In dit document legt u vooraf met de medewerker de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast. Mogelijk staat hierover iets in de arbeidsovereenkomst, maar let op! In hoeverre heeft u bv. met een verkoper de bevoegdheden vastgelegd hoever hij zou mogen gaan m.b.t. het zelfstandig geven van korting om de deal binnen te halen? Duidelijk omschrijven biedt het de medewerker houvast (structuur) en dient als basis voor bv. functioneringsgesprekken.

Hetzelfde geldt voor inkopers: Ligt hun maximale inkoopbevoegdheid vast, zodat u geen risico loopt op een slechte cash-flow, omdat voor een groot bedrag is ingekocht? Het is een manier het verwachtingsmanagement tussen werknemer en –gever te optimaliseren. N.B. als u een FTO invoert nadat een medewerker is binnengekomen, let dan wel op dat u het document niet naar de medewerker toeschrijft. Stel deze op met uw eigen doelen in gedachten, zodat iemand nog ergens in “kan groeien”.

  1. Personeelshandboek

Het Personeelshandboek (ook wel huisreglement) is een verzameling van regels, normen en waarden die van toepassing zijn voor uw eigen onderneming. Hierin staat o.a. uitleg over:

  • Uw primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (mogelijk cao gedreven).
  • Het werkprotocol voor uw bedrijf, het veiligheidsprotocol, het ziekteverzuimprotocol i.v.m. Wet Verbetering Poortwachter.  Eén advies: niet Whatsappen dat men ziek is, maar echt naar de leidinggevende laten bellen.
  • Hoe men zich t.o.v. klanten en collega’s gedraagt (denk ook aan het Social Media Beding).
  • Op welke manier en wanneer men vakantie en verlof mag opnemen, etc.

Het is een onmisbare tool om de duidelijkheid te bieden naar uw medewerkers en biedt op zijn beurt ook weer de onmisbare houvast en structuur.

Als u meer wilt weten, dan kunt u hier meer informatie vinden.

  1. Personeelsmeeting

Een reguliere meeting is onmisbaar in een strak lopende organisatie. Minimaal maandelijks georganiseerd, geeft het u de mogelijkheid uw mensen te informeren over binnengehaalde deals. Tevens inzicht in mogelijke opdrachten die nog moeten vallen. Of zaken in het proces die verbetering behoeven (bijv. het terugdringen van het aantal fouten en verbetering van de cash flow door strakker debiteurenbeheer). Denk ook aan manieren waarop medewerkers een probleem bij klanten oplosten, etc.. Neem het heft in handen en toon leiderschap. U bent degene die op de troepen vooruitloopt en zij volgen u. Deze meetings werken ook voortreffelijk om roddels bespreekbaar te maken en duidelijkheid te bieden. Dit zijn de koffieautomaatverhalen, ook wel het “wandelgangeninformatiesysteem” genoemd. Het vergroot de betrokkenheid van mensen en de opgeslagen notulen geven een duidelijk beeld van het gesproken woord.

  1. Ziekte/langdurige arbeidsongeschiktheid

Een vervelend onderwerp waarvan velen hopen dit niet mee te hoeven maken. Het is zaak voor u als werkgever de koe bij de hoorns te vatten. Men dient u te bellen indien men een griepje heeft. Zo kunt u vragen stellen als: “Wat heb je precies”, “Wanneer ben je weer beter”, “Welk werk kan je wel doen?”. U bent in control van de situatie, kan zaken vastleggen en erop handhaven indien nodig. Bij langdurige arbeidsongeschiktheid is het zaak dat u binnen 6 weken de persoon langs een arbo-arts laat gaan voor een probleemanalyse. Maximaal 2 weken daarna regelt u een plan van aanpak met de medewerker maakt en naderhand eventueel bijstelt indien nodig.

Langdurig?

Is het echt een kwestie van vele maanden? Schakel dan voor het einde van het eerste ziektejaar een arbeidsdeskundige in voor een onderzoek of u de arbeidsongeschikte nog ander werk binnen de organisatie kunt aanbieden of dat een “Spoor 2 traject” (aan het werk buiten uw organisatie) opgestart dient te worden. Hou regelmatig een voortgangsgesprek en leg alles vast. Ook als u hoort dat de arbeidsongeschikte minimaal 4 sollicitaties per maand moet doen in dat tweede jaar. Laat alles vastleggen, inclusief de sollicitatiebrieven en bouw een dossier op. Dit is na het tweede jaar een typisch voorbeeld, indien goed opgebouwd, waarbij u de overheid op afstand houdt en geen loonsanctie krijgt.

Hier krijgt u nog meer informatie over dit onderdeel.

  1. Salaris/de bonus

Dat salaris onderdeel is van de vaste structuur lijkt logisch. Maandelijks betaald worden voor geleverde diensten, is in bijna 100% van alle gevallen vastgelegd als loonstrook met een jaaropgaaf voor de belastingdienst of andere instanties. Duidelijk voor beide partijen. Dan dit: hoe gaat u ermee om zodra iemand een loonsverhoging heeft gekregen? Heeft u dan hulp via een cao of bestaat er bij u een salarishuis? Waarom krijgt iemand bonus? Wanneer u een medewerker een salarisverhoging of bonus gunt, leg het vast in een nette brief. Benoem de argumenten die u  gebruikte in de mondelinge toelichting.

 

Deze zes onderdelen gaan een bijdrage leveren naar uw organisatie meer omzet en marge te gunnen:

  1. Verwachtingsgesprek

Zodra u een medewerker heeft aangenomen, is het een idee naderhand met deze persoon in een open gesprek te weten te komen wat iemands drijfveren, ambities, kijk op de markt en verwachtingen zijn. Natuurlijk kunnen deze onderwerpen aan bod gekomen zijn in de sollicitatieprocedure, maar soms is daar door de snelheid van handelen geen tijd voor geweest.

Zo is het een uitstekende mogelijk zaken te bespreken en ook vast te leggen. Op deze manier kan op later met het verslag van eerder in de hand bekeken worden of het verhaal tijdens bv. een functioneringsgesprek nog steeds klopt of dat u dient bij te sturen. Indien dit op een juiste manier gebeurt, geeft het de medewerker het gevoel of zijn eigen inschatting klopte en hoe u hem evt. helpen kunt zaken bij te sturen.

  1. Tussentijdse gesprek

Kort en bondig: elke vorm van bijsturing is aandacht om iemand te helpen. Kost dat tijd? Ja. Wordt dat gewaardeerd? Ja. Het helpt iemand recht te zetten als iets ontspoort.  Want bv. een waarschuwing is ook een tussentijds gesprek dat u in een brief aanbiedt en vastlegt. Heeft iemand 3 waarschuwingen te pakken voor een situatie? Stel dat u dat vooraf heeft vastgelegd in het Personeelshandboek (punt 3), dan kan dat negatieve gevolgen hebben voor de toekomst voor de medewerker.

In positieve zin: het tussentijdse gesprek dient daarnaast ook als aanmoediging als u een medewerker een kans gunt. Zo weet u dat nog potentieel in de persoon zit dat er nog uit moet komen. Het is een manier iemand beter te laten presteren, zodat het ook hier een bijdrage levert aan uw ondernemersdoelstellingen. Iets vastleggen toont dan ook uw beste intenties aan iemand een tweede of zelfs een derde kans te bieden.

  1. Functioneringsgesprek

Met de FTO (zie punt 2) als basis, een open gesprek tussen u en de medewerker dat bv. midden op het jaar gehouden kan worden. Gebruik een duidelijk formulier als leidraad en stel vooral veel open vragen aan de medewerker (beginnend met wie, wat, waar, waarom, hoe). Laat de medewerker praten en schrijf alles op. Zo’n tussentijds gesprek helpt om te beoordelen of de doelen die aan het begin van het jaar zijn vastgelegd gehaald gaan worden en wat bv. nodig is om de doelen wél te halen.

U heeft als ondernemer bepaalde doelen die u behalen wilt. Hoe zorgen uw medewerkers dat ieder op zijn vakgebied een bijdrage levert úw doelen te behalen? Dan is dit een perfecte manier om met met speciale aandacht voor deze medewerker te bespreken hoe hij zichzelf kan helpen, u te gaan helpen! Deze aandacht is onontbeerlijk voor medewerkers. Mits goed aangepakt, zal men de eerlijke feedback als welkom ervaren. Immers, u neemt de tijd voor uw mensen om ze beter te laten worden in hun vak.

  1. Beoordelingsgesprek

Ook wel het eindejaarsgesprek genoemd. Hoe heeft men gepresteerd het afgelopen jaar; heeft men de doelen bereikt die zijn gesteld? Met een goed formulier waarin de competenties benoemd zijn, kunt u een waardering geven aan de medewerker. U kunt gefundeerd duidelijk maken waarom iets goed gaat of waarom op een zekere competentie verbetering nodig is. Daarbij is het eenvoudig in dit gesprek weer te geven waarop men beter vakmanschap moet tonen en waar men met scholing geholpen wordt.

U kunt allerlei doelen die te maken hebben met de specifieke medewerker en zijn competenties vaststellen. Daar kunt u weer op terug komen in het volgende jaar tijdens een functioneringsgesprek. De sleutel is dat alles vastgelegd wordt. Ook hier geldt dat feedback wordt gewaardeerd. Daarnaast geldt dit. Als na verloop van tijd duidelijk wordt dat iemand helaas niet functioneert en geen aantoonbare verbetering is, dan geldt dit als onderdeel voor een zorgeloze afvloeiing naar buiten.

  1. Persoonlijke OntwikkelingsPlan (POP)

De POP is een ontwikkelingstraject tussen werkgever en – nemer. Het laat de medewerker nadenken over de te bereiken doelen (lange dan wel korte termijn). Hoe de persoon functioneert en wat die persoon nodig heeft om beter te worden in het werk. Samen met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken is dit een perfecte opmaat voor u om uw medewerkers hun eigen doelen te behalen. Op deze manier gaat u uw doelen halen. Wanneer deze uiteindelijk een bijdrage leveren de omzet aantoonbaar te vergroten en/of de marge te verhogen, dan is de cirkel rond. En niet vergeten: alles vastleggen, want er kan van alles aan vast hangen!

  1. De Functiewijziging

Dit onderdeel kan op meerdere manieren tot stand komen. Promotie of demotie , d.w.z. iemand kan veel meer aan of komt toch niet mee in de functie. Ook hier is het belangrijk dat vastligt waarom iemand een functiewijziging krijgt. Het is prettig voor de medewerker in kwestie duidelijk te vernemen waarom hij voor die bepaalde functie niet geschikt is. Wederom die eerlijke, op waarheid gebaseerde feedback.

Bij promotie is het duidelijk hoe deze persoon met de functieverhoging een grotere bijdrage aan het bedrijf van u gaat leveren. U kunt in de vastlegging uw waardering uitspreken, de salarisverhoging vastleggen en meteen de doelstellingen voor deze nieuwe functie aangeven. Medewerker wordt erkend in zijn competenties, voelt zich betrokken en het verantwoordelijkheidsgevoel zal toenemen. Allerlei redenen die bijdragen aan het beter behalen van uw eigen doelstellingen!

Conclusie

 

Twaalf onderdelen zijn zojuist behandeld. Iedere onderneming heeft reeds enige onderdelen draaien op dit gebied. Het is aan uzelf te bepalen of dit uitgebreid dient te worden. Onthoud twee dingen:

  • Grote betrokkenheid leidt tot hogere productiviteit, een laag ziekteverzuim, weinig verloop en tevreden medewerkers: Tezamen zijn het de klassieke doelstellingen van personeelsmanagement en dus bedrijfsmanagement.
  • Elk onderdeel is modulair inzetbaar, d.w.z.: elk onderdeel kan individueel ingezet worden en functioneert op zichzelf zonder van anderen afhankelijk te zijn. Het voordeel hiervan is dat u stapsgewijs kunt groeien naar een compleet raamwerk, indien dit de behoefte is. Dat scheelt in de kosten en u kunt ervaren hoe door medewerkers op inzet van deze zaken wordt gereageerd. Daarnaast is het voor uzelf ook een manier ergens in te groeien en weet dat hulp en advies nooit ver weg zijn.

Het is voor u een middel om het personeelsdossier meer te laten leven! Daarbij zal het u bewijzen als een onderdeel dat van onschatbare waarde is voor uw organisatie.

 

 

 

 

 

6 Tips bij functioneringsgesprek

5 Tips om goed een functioneringsgesprek te doen

Hoe doe je nu goede functioneringsgesprekken?

Wat is het nu? Functioneringsgesprek of voortgangsgesprek? Eigenlijk is het hetzelfde. Formeel is een functioneringsgesprek een gesprek dat u midden in het jaar doet om de voortgang van de medewerker tot dan toe te bespreken. Hiermee is gelijk antwoord gegeven op de vraag.

Over het hoe en waarom u functioneringsgesprekken zou willen invoeren, leest u hier meer.

Zodra u de stap heeft genomen aan de slag te gaan met functioneringsgesprekken, dan is het verstandig deze onderstaande punten mee te nemen wanneer u ook meer uit uw medewerkers wilt halen door het doen van deze gesprekken.

5 Tips voor het doen van goede functioneringsgesprekken zijn:

  1. Functie-/Taakomschrijving

    Bij het in dienst nemen van een medewerker heeft u natuurlijk nagedacht over het hebben van een degelijke arbeidsovereenkomst. Heeft u hier ook een goede Functie-/Taakomschrijving aan gekoppeld? Deze belangrijke omschrijving geeft een goede weergave van o.a. de taken, verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van de medewerker. Klik hier voor tips hoe dit document er voor u goed uit gaan zien. Door het aan de arbeidsovereenkomst te koppelen, ontstaat een geheel van verwachtingen op basis waarvan u makkelijker kunt aangeven of iets goed gaat of verbetering behoeft.

  2. Helder functioneringsformulier

    U hebt een helder functioneringsformulier nodig. Hebt u er een van internet gehaald? Prima, alleen bekijk wel bij de onderdelen in hoeverre ze passen in uw organisatie en of u hiermee de medewerker met de juiste criteria beoordeelt. Ga hier niet te licht mee om. Het idee is dat het gesprek als een maatpak moet passen in de ogen van de medewerker. Het gaat immers om zijn/haar functioneren. Er zullen aspecten aan bod komen die van invloed kunnen zijn op de motivatie, de drijfveren van de medewerker, etc.

  3. Twee-weg gesprek

    Een functioneringsgesprek is een twee-weg gesprek. U stelt vragen en de medewerker heeft ook het recht vragen te stellen. Daarnaast is het vragen om de mening van de medewerker van groot belang. Probeer te ontdekken hoe de medewerker erin zit. Hoe ziet hij/zij zelf de ontwikkeling van zichzelf in de organisatie? natuurlijk gaat het er  niet om een discussie uit te lokken, met een welles-nietes verhaal. Indien uw mening anders is dan die van de medewerker, helpt u uzelf door te ontdekken hoe andere medewerkers naar de benoemde situatie keken. Zo vormt uw mening een degelijker fundament.

  4. Eigen doelen

    Heeft de medewerker aan het begin van het jaar voor zichzelf opgeschreven welke doelen hij/zij wil gaan behalen dit jaar? Is dit afgestemd met uw eigen ondernemingsdoelstellingen? Feitelijk is het een manier om te achterhalen in hoeverre het doel van de medewerker een onderdeel is van de visie en missie die u mogelijk met uw onderneming heeft. Zaken zouden tijdens zo’n functioneringsgesprek te herleiden moeten zijn. Zijn de doelen opgesteld volgens de SMARTmethode? Met dit gesprek kunt u de medewerker helpen de zaken bij te sturen, zodat de tweede helft van het jaar mogelijk succesvoller verloopt.

    Weleens gehoord van het Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP)? Lees hier meer erover. Dit is een uitstekend onderdeel om te benoemen. Bedenk  manieren waarop een medewerker met training en/of cursussen zichzelf en de organisatie verder gaat helpen. Als u hiermee akkoord bent, kunt u middels deze POP en duidelijke studieovereenkomsten de boel goed op papier krijgen, zodat verwachtingen over te behalen doelen/examens, eventuele terugbetaling van de investering zodra de medewerker zelf ervoor kiest bij u weg te gaan, etc.

  5. Formeel vs. informeel

    Een medewerker zou kunnen ervaren dat een gesprek als dit anders aanvoelt dan een gesprek dat u heeft bij het koffieapparaat. Onwennig, schuchter, op z’n hoede, etc. Het is een formeel gesprek, dat weet u en dat weet hij ook. Een bepaalde lading heeft het dus. Het helpt door de medewerker tijdens het gesprek uitleg te geven over de vraag die op dat moment wordt gesteld, door de achtergrond weer te geven. Als op deze manier begrip gekweekt wordt, haalt u mogelijk een deel van die lading weg.

Als laatste de grootste weggever:

  • Vraag goed door

    Als laatste en misschien belangrijkste tip: leer door te vragen. De ervaring leert dat ondernemers in het kader van de tijd of omdat het een moeilijk onderwerp is, zich soms er iets te makkelijk van af maken. Wanneer u doorvraagt op een opmerking die de medewerker maakte: “Waarom zeg je dit nu zo?” of “Wat bedoel je daar precies mee?”, achterhaalt u makkelijker de gedachtegang van de medewerker. Ook helpt doorvragen om bv. oud zeer eens duidelijk bespreekbaar te maken. Oud zeer is niet prettig en dient uitgesproken te worden ter voorkoming van het idee dat iets doorettert en uiteindelijk tot het scheiden van de wegen tussen u en de medewerker zou kunnen leiden.

 

 

 

Berekenend personeelszaken optimaliseren

Berekenend uw personeelszaken optimaliseren

Wanneer een ondernemer eenmaal de beslissing heeft genomen zijn personeelszaken te verbeteren, dan dient slim omgegaan te worden met de manier van invoeren. Wat is daar het idee van? Mensen zijn gewend aan een zekere gewoonte. Ook wel een manier waarop de baas altijd bezig is geweest en zijn manieren van management heeft toegepast. Wanneer “de baas” nog niet eerder functioneringsgesprekken heeft gedaan, dan is het goed om zaken serieus en proportioneel in te voeren. De baas wil met mensen duidelijke doelen afspreken wat betreft hun eigen denkbeelden. Of wil graag dat de mensen meer duidelijkheid krijgen door het invoeren van een personeelsreglement,

Communicatie

Eén van de belangrijkste onderdelen in dit geheel is en blijft: communicatie. Wanneer een eigenaar in de ogen van de medewerkers de afgelopen tijd niet veel uitleg heeft gegeven hierover, dan is er een kans aanwezig dat mensen met argusogen naar de functioneringsgesprekken gaan kijken. Mensen denken in de basis aan zichzelf, dus gaat men zich afvragen waarom opeens de genoemde gesprekken plaats moeten gaan vinden. In dit voorbeeld doet een ondernemer er goed aan tijdens een personeelsmeeting uiting te geven aan de wens om mensen beter te maken in hun vak.

Negativiteit

Onder geen beding zou het de bedoeling van een ondernemer moeten zijn z’n mensen af te rekenen op falen, fouten, etc.. Omdat functioneringsgesprekken nogal eens het imago hebben van “negativiteit”, zou hiermee een verkeerd beeld kunnen ontstaan bij medewerkers. Functioneringsgesprekken zijn om duidelijke feedback te geven over zaken die goed gaan en waarom dat is. Positieve zaken i.c.m. onderdelen die gefundeerd verbetering behoeven. Altijd vanuit een veilige omgeving, met respect voor elkaar.

Raamwerk

Wanneer een ondernemer zijn regels, normen en waarden duidelijker zou willen krijgen, krijgen mensen mogelijk een gevoel van achterdocht, controle, bureaucratie. Dat komt dan doordat het niet duidelijk is gecommuniceerd. In dit geval gaat het erom dat een ondernemer een duidelijker raamwerk wil hebben waarbinnen mensen zich vrijelijk kunnen bewegen. Uitleg als dat in een maatschappij als het onze veel regeldruk is, heeft het ook z’n weerslag op een onderneming met medewerkers in dienst. Veel mensen hebben in het vrije verkeer met elkaar te maken. Een onderneming maakt producten of biedt diensten aan. Deze vinden hun weg bij klanten/afnemers en moeten aan allerlei regels voldoen wat betreft kwaliteit. Zo raken klanten tevreden en komen ze terug.

In Nederland is op arbeidsrechtelijk gebied veel vastgelegd. Hierdoor wordt onder deze paraplu ook veel duidelijk in de regels die gelden voor medewerkers. Tezamen met de normen en waarden die in die specifieke organisatie gelden.

Dit waren slechts twee voorbeelden waarmee uiting wordt gegeven zaken gedegen en doordacht in te voeren. Het dient absoluut tot verbetering van het geheel, zolang een ondernemer maar de tijd neemt de boel berekenend te introduceren.