Meer duidelijkheid creëer je met een personeelshandboek

Meer duidelijkheid creëer je met een personeelshandboek

Meer duidelijkheid creëer je met een personeelshandboek

Eén van de allereerste opdrachten ooit was het maken van een personeelshandboek. Ter verduidelijking: Het personeelshandboek is een document waarin alle regels, normen en waarden van de betreffende organisatie staan beschreven en dient als een verlengstuk van de arbeidsovereenkomst, zodat de arbeidsvoorwaarden duidelijker beschreven staan.

Deze organisatie had weleens van zo’n document gehoord. Lastige alleen was dat geen van de directieleden er nog niet eerder mee aan de slag was geweest. Waarom niet? Heel eenvoudig, omdat:

  • De tijd niet voor genomen;
  • Men niet de kennis en kunde had zoiets op te stellen;
  • Men het hierdoor de boel op de “to do” lijst had gezet;
  • Er was nog niet eerder nagedacht om zoiets uit te besteden.

Toen de Mobiele PersoneelsChef in gesprek raakte met deze directie, werd de mogelijkheid geboden de omgeving op personeelsgebied in kaart te brengen. Men vond het handig om te zien waar eventuele hiaten waren, zodat deze snel en kundig opgevuld konden worden.

Helderheid

Het bedrijf had een hoop zaken op orde, dus dat gaf hen een goed gevoel. Het enige hier dat men nog niet had was het eerder beschreven personeelshandboek. was dat men niet duidelijk had hoe personeel met bv. de bedrijfseigendommen als auto en laptop van de zaak, om diende te gaan. Daarnaast was weleens de vraag gekomen hoe het nu zat als men zorgverlof op willen nemen en de regels daaromtrent.

M.b.t. de bedrijfseigendommen gold: Slechts mondeling aangegeven dat men als een goed huisvader met de zaken om diende te gaan. Alleen niets stond op papier. Dat was een risico, want hoe ga je als werkgever met een nare situatie om wanneer men met de auto onverhoopt schade rijdt? En dan niet één keer, maar twee of drie keer in korte tijd? Niets daarover op papier met kennisneming door de medewerker betekent een zwakker juridisch uitgangspunt. Dat wilde men eigenlijk niet, besefte men. Ook het idee dat het tot nu toe nog nooit tot problemen had geleid, was geen garantie voor de toekomst. “Regel het!” werd De MPC op gebiedende wijze duidelijk gemaakt. “Graag!” was het antwoord. Lees hier meer over een personeelshandboek.

Onderdelen van het personeelsdossier; verplicht en belangrijk

Onderdelen van het personeelsdossier; verplicht en belangrijk

Verplicht:

  • Stamkaart van de medewerker
  • Arbeidsovereenkomst
  • Kopie ID bewijs (Paspoort, ID Kaart beide zijden)
    • B. Een Nederlandse burger is wettelijk niet verplicht zijn kopie ID bewijs te geven, behalve in het geval van een indiensttreding bij een werkgever.
  • Burger Service Nummer (BSN)
  • Loonbelastingverklaring

Niet verplicht

(maar in het kader van dossiervorming zeer handig te hebben):

  • Een duidelijke Functie-/Taakomschrijving
  • Personeelshandboek
  • Afspraken over opleidingen/trainingen/cursussen
    • b.v. studiereglement en dito overeenkomsten
  • Verslagen functionering- en/of beoordelingsgesprekken
  • Loopbaanontwikkeling
    • Denk aan Persoonlijk Ontwikkelingsplan
  • Correspondentie (waarschuwing, klachten, e-mails)
  • Verzuimfrequentie
  • Verbetertrajecten
    • Alles op schrift m.b.t. de gesprekken die zijn gevoerd en de plannen die zijn uitgevoerd.

Lees hier meer over personeelsdossiers.

Doen wat je echt leuk vindt (deel 1)

Doen wat je echt leuk vindt

Iemand heeft ooit eens gezegd: “Choose a job you love, and you will never have to work a day in your life.” Vrij vertaald: Als je doet wat je echt leuk vindt, dan hoef je nooit meer te werken.

Niet altijd zo geweest

Een mooie spreuk die naar mijn idee zeer van toepassing is op onze huidige maatschappij. Wat betekent dat nu echt? Het lijkt of de bedenker het idee had dat “werk” iets is dat mensen in beginsel niet aantrekt, maar dat het te maken heeft met zorgen dat je iets doet dat de rekeningen betaalt, zoals je hypotheek, je auto, je huishouden.

De spreuk is waarschijnlijk al zo oud als de mensheid. Om het toch meer in een recenter verband te brengen, het volgende: De situatie die onze ouders en grootouders kenden in de tijd na de Tweede Wereldoorlog, was dat landen weer opgebouwd moesten worden en als gevolg daarvan de economische groei en welvaart enorm toenamen.
Mensen kregen meer te besteden, maar dat kon alleen maar als je zou gaan werken. Logisch natuurlijk, maar in die opbouw zat een zekere haast; er was geen tijd om na te denken wat je echt wilde.

Er moest brood op de plank komen en de maatschappij kende weinig tot geen keuze. Enigszins gechargeerd: Mannen verlieten de vakschool of de HBS en gingen iets doen waar een baan in te vinden was. Vrouwen verlieten de huishoudschool om een toekomst tegemoet te zien als huisvrouw, die de zorg over de kinderen had, terwijl de echtgenoot voor het inkomen zorgde.

Groeiende diversiteit vanaf de jaren zeventig

Nederland zat in die tijd sterk in de verzuiling en de enige keuze die je leek te hebben was dat je bij het arbeidersvolk hoorde of de gegoede burgerij, bij wijze van spreken. De maatschappij ontwikkelde zich door en in de jaren zeventig en tachtig werden kinderen geboren die door de gegroeide welvaart “opeens” allerlei keuzes voorgeschoteld kregen.

Men kon kiezen naar welke middelbare school men wilde, een vervolgstudie kende een toenemend aantal studierichtingen, er was geld beschikbaar voor een nieuwe hobby (bv. windsurfen i.p.v. voetbal), de vakanties werden groter, duurder en waren verder weg, een goede opleiding stond bijna garant voor een palet aan mooie banen met een hoog startsalaris dat alleen nog maar verder kon groeien. En kinderen? Ja, die komen nog wel een keer, als we wat ouder zijn. Een erg prettig vooruitzicht of toch niet?

Het ”dertigersdilemma”

Enige jaren geleden kwam het geluid naar boven van het “dertigersdilemma”. Het idee dat mensen door een steeds welvarender maatschappij, teveel keuze en verworven vrijheden het gevoel van (met een mooie Engelse term) “accomplishment” gaven. “We hebben in korte tijd al zoveel bereikt maar is dat het nou wel wat we zoeken in het leven?”.

Wat heeft dan die eerder genoemde spreuk met dit alles te maken?

Niet voor het geld?

Wellicht is door al de keuze die mensen hebben wel een soort van consensus ontstaan over de mogelijkheden die het leven nog meer biedt. Toen eind jaren negentig de Internetbubble op z’n hoogtepunt was, wat de aanleiding gaf aan de term “internetmiljonair” is wellicht een zaadje gepland in de hoofden van mensen. Een zaadje dat uitgroeide tot een gedachte dat werkelijk iedereen eigenlijk een enorm potentieel met zich meedraagt.

Meer dan alleen geld en carriere

Als mijn buurman een goed idee heeft waarmee hij schathemelrijk kan worden, waarom kan ik dat dan ook niet doen? Nu is het idee dat je snel en in korte tijd vele miljoenen kunt vergaren met bij wijze van spreken een half businessplan allang weer van de baan, maar het potentieel blijft.

Ook om eens na te denken over de mogelijkheden die het leven je nog meer biedt. Er is bijv. ruimte voor spiritualiteit, iemands persoonlijke groei en ontwikkeling, men ontdekt de waarheid van onze voedselproductie, het achtergrond van ons geldsysteem, hoe de media in elkaar steekt, de voor- en nadelen van het leven in de grote steden, etc.

Dichter bij onszelf komen

Zaken waar vroeger onze ouders en grootouders totaal niet mee bezig waren, omdat er geen tijd voor was en die informatie niet voor hen beschikbaar was. Door dit alles kunnen we meer een weloverwogen keuze maken wat wij nu willen in ons leven. En zo komen we naar mijn idee steeds dichter bij onszelf, wie wij nu werkelijk zijn en waar wij nu echt gelukkig van worden in ons leven. Als je dan doet wat je echt leuk vindt; je roeping hebt gevonden, dan heb je als het ware jezelf gevonden en hoef je dus nooit meer te “werken”.

Aardig gevonden willen worden

Aardig gevonden willen worden

In de dagelijkse praktijk hoor ik relatief vaak deze uitspraak: “Ik weet dat ik harder moet worden naar mijn mensen, maar ik wil eigenlijk ook gewoon aardig gevonden worden”. Uitspraken gedaan door werkgevers, die mij eerlijk vertellen hoe zij erin zitten. Het zijn ook de meest uiteenlopende redenen waarom zij dat opperen. De basis is vaak dat de zaak is gegroeid en er van lief en lee mensen bij moesten komen om aan de extra vraag uit de markt te voldoen.

De ondernemer groeide dan (vaak onbewust) meer naar directeur en moest dan aan veel meer verwachtingen voldoen, vanuit het oogpunt het groeiende aantal medewerkers en de verplichtingen opgelegd door de overheid. Maar stilletjes verlangde hij of zij toch terug naar dat pure ondernemerschap, waarin er schijnbaar veel minder verantwoordelijkheden op zijn of haar schouders rustte.

Minste weerstand

Net als water kiezen deze ondernemers dan de weg van de minste weerstand. Men ontvlucht een bepaalde situatie door zich op andere zaken te storten waar men veel meer energie uit haalt. Heel normaal gedrag en logisch te verklaren. Men wil ook gewoon zaken met de mantel der liefde bedekken. Er is alleen één ding dat men niet uit het oog dient te verliezen. Hij of zij is ook nog steeds de werkgever met een hoog verwachtingspatroon vanuit de werknemers bekeken.

Men is nu eenmaal degene welke verantwoordelijk is voor het storten van het salaris elke maand. Ook mag er van beide partijen verwacht worden dat men professioneel is en als zodanig optreedt. Hoe komt het dan toch dat het zo moeilijk is om ook aan dit soort verwachtingen te voldoen? We zijn in de basis mensen en in tweede instantie vervullen wij verschillende rollen. En juist omdat wij mensen zijn schakelen we continu tussen verschillende rollen. Zie dan maar eens een duidelijke scheidslijn aan te brengen in de verhouding tussen verwachtingen en mens zijn.

Hoe zorg je nu dat je toch harder en duidelijker wordt naar de medewerkers?

Vaak is het een eenvoudige kwestie van toepassen, eens durven de eerste stap te zetten. Naar mijn idee is dat dezelfde energie die men had toen de beslissing genomen werd een eigen bedrijf te starten. Het komt uit dezelfde bron. Maak dan een afspraak en ga dan gewoon eens zitten met die bepaalde medewerker, waar u wat van vindt.

Neem de tijd voor dit soort gesprekken. Stel hem of haar veel open vragen, waardoor een gesprek op gang komt. Leg dan ook heel eenvoudig uit waarom dit gesprek plaatsvindt en probeer middels die vraagstelling te achterhalen naar het hoe en waarom van het gedrag van deze persoon. Benoem ook de tekortkomingen bij de werknemer vanuit het oogpunt van de werkgever; daar is niets mis mee. Onderbouw het natuurlijk wel met steekhoudende argumenten. En oh ja, maak een verslag van dit gesprek en benoem ook waarom dit wordt gedaan.

Helder zijn

Naar mijn idee werkt dit het beste wanneer er geen verborgen agenda’s zijn. Iedere medewerker voelt feilloos aan wanneer er iets medegedeeld wordt vanuit een vals belang. De kans dat men zich dan opent naar de werkgever is bijzonder klein en tot de kern komt men dan nooit. Ik pleit ook voor meer open- en eerlijkheid.

Er zijn in deze economische wereld helaas teveel situaties (met het waarom van het faillissement van warenhuisconcern V&D als meest recent voorbeeld), waarin een grote groep werknemers in de kou achterblijven. Terwijl een kleine groep belanghebbenden er met een grote zak pegels vandoor gaat, omdat men aan de voorkant allerlei beloftes deed, die men aan de achterkant meteen weer vergat.

Juist in de kleinere MKB organisaties, waar ieders werk en functioneren opvalt en waar de werkgever in eerste instantie ook gewoon een mens is met een gezin, is het slim de belangen te benoemen en te zeggen waar het op staat. Zodra een werknemer weet waarom iets tegen hem of haar gezegd wordt en met welke intentie, zal een overgrote meerderheid zich coöperatiever opstellen. Er zijn namelijk bijzonder veel mensen die het prettig vinden om te weten waar zij aan toe zijn en hoe zij individueel een verschil kunnen maken.  Als het hen maar duidelijk wordt gemaakt.

Als een werkgever duidelijk is, zal men gerust nog steeds aardig gevonden worden, dat mag u van mij aannemen. Met als bonus dat men u waarschijnlijk nóg aardiger gaat vinden.