6 Tips bij functioneringsgesprek

5 Tips om goed een functioneringsgesprek te doen

Hoe doe je nu goede functioneringsgesprekken?

Wat is het nu? Functioneringsgesprek of voortgangsgesprek? Eigenlijk is het hetzelfde. Formeel is een functioneringsgesprek een gesprek dat u midden in het jaar doet om de voortgang van de medewerker tot dan toe te bespreken. Hiermee is gelijk antwoord gegeven op de vraag.

Over het hoe en waarom u functioneringsgesprekken zou willen invoeren, leest u hier meer.

Zodra u de stap heeft genomen aan de slag te gaan met functioneringsgesprekken, dan is het verstandig deze onderstaande punten mee te nemen wanneer u ook meer uit uw medewerkers wilt halen door het doen van deze gesprekken.

5 Tips voor het doen van goede functioneringsgesprekken zijn:

  1. Functie-/Taakomschrijving

    Bij het in dienst nemen van een medewerker heeft u natuurlijk nagedacht over het hebben van een degelijke arbeidsovereenkomst. Heeft u hier ook een goede Functie-/Taakomschrijving aan gekoppeld? Deze belangrijke omschrijving geeft een goede weergave van o.a. de taken, verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van de medewerker. Klik hier voor tips hoe dit document er voor u goed uit gaan zien. Door het aan de arbeidsovereenkomst te koppelen, ontstaat een geheel van verwachtingen op basis waarvan u makkelijker kunt aangeven of iets goed gaat of verbetering behoeft.

  2. Helder functioneringsformulier

    U hebt een helder functioneringsformulier nodig. Hebt u er een van internet gehaald? Prima, alleen bekijk wel bij de onderdelen in hoeverre ze passen in uw organisatie en of u hiermee de medewerker met de juiste criteria beoordeelt. Ga hier niet te licht mee om. Het idee is dat het gesprek als een maatpak moet passen in de ogen van de medewerker. Het gaat immers om zijn/haar functioneren. Er zullen aspecten aan bod komen die van invloed kunnen zijn op de motivatie, de drijfveren van de medewerker, etc.

  3. Twee-weg gesprek

    Een functioneringsgesprek is een twee-weg gesprek. U stelt vragen en de medewerker heeft ook het recht vragen te stellen. Daarnaast is het vragen om de mening van de medewerker van groot belang. Probeer te ontdekken hoe de medewerker erin zit. Hoe ziet hij/zij zelf de ontwikkeling van zichzelf in de organisatie? natuurlijk gaat het er  niet om een discussie uit te lokken, met een welles-nietes verhaal. Indien uw mening anders is dan die van de medewerker, helpt u uzelf door te ontdekken hoe andere medewerkers naar de benoemde situatie keken. Zo vormt uw mening een degelijker fundament.

  4. Eigen doelen

    Heeft de medewerker aan het begin van het jaar voor zichzelf opgeschreven welke doelen hij/zij wil gaan behalen dit jaar? Is dit afgestemd met uw eigen ondernemingsdoelstellingen? Feitelijk is het een manier om te achterhalen in hoeverre het doel van de medewerker een onderdeel is van de visie en missie die u mogelijk met uw onderneming heeft. Zaken zouden tijdens zo’n functioneringsgesprek te herleiden moeten zijn. Zijn de doelen opgesteld volgens de SMARTmethode? Met dit gesprek kunt u de medewerker helpen de zaken bij te sturen, zodat de tweede helft van het jaar mogelijk succesvoller verloopt.

    Weleens gehoord van het Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP)? Lees hier meer erover. Dit is een uitstekend onderdeel om te benoemen. Bedenk  manieren waarop een medewerker met training en/of cursussen zichzelf en de organisatie verder gaat helpen. Als u hiermee akkoord bent, kunt u middels deze POP en duidelijke studieovereenkomsten de boel goed op papier krijgen, zodat verwachtingen over te behalen doelen/examens, eventuele terugbetaling van de investering zodra de medewerker zelf ervoor kiest bij u weg te gaan, etc.

  5. Formeel vs. informeel

    Een medewerker zou kunnen ervaren dat een gesprek als dit anders aanvoelt dan een gesprek dat u heeft bij het koffieapparaat. Onwennig, schuchter, op z’n hoede, etc. Het is een formeel gesprek, dat weet u en dat weet hij ook. Een bepaalde lading heeft het dus. Het helpt door de medewerker tijdens het gesprek uitleg te geven over de vraag die op dat moment wordt gesteld, door de achtergrond weer te geven. Als op deze manier begrip gekweekt wordt, haalt u mogelijk een deel van die lading weg.

Als laatste de grootste weggever:

  • Vraag goed door

    Als laatste en misschien belangrijkste tip: leer door te vragen. De ervaring leert dat ondernemers in het kader van de tijd of omdat het een moeilijk onderwerp is, zich soms er iets te makkelijk van af maken. Wanneer u doorvraagt op een opmerking die de medewerker maakte: “Waarom zeg je dit nu zo?” of “Wat bedoel je daar precies mee?”, achterhaalt u makkelijker de gedachtegang van de medewerker. Ook helpt doorvragen om bv. oud zeer eens duidelijk bespreekbaar te maken. Oud zeer is niet prettig en dient uitgesproken te worden ter voorkoming van het idee dat iets doorettert en uiteindelijk tot het scheiden van de wegen tussen u en de medewerker zou kunnen leiden.

 

 

 

Berekenend personeelszaken optimaliseren

Berekenend uw personeelszaken optimaliseren

Wanneer een ondernemer eenmaal de beslissing heeft genomen zijn personeelszaken te verbeteren, dan dient slim omgegaan te worden met de manier van invoeren. Wat is daar het idee van? Mensen zijn gewend aan een zekere gewoonte. Ook wel een manier waarop de baas altijd bezig is geweest en zijn manieren van management heeft toegepast. Wanneer “de baas” nog niet eerder functioneringsgesprekken heeft gedaan, dan is het goed om zaken serieus en proportioneel in te voeren. De baas wil met mensen duidelijke doelen afspreken wat betreft hun eigen denkbeelden. Of wil graag dat de mensen meer duidelijkheid krijgen door het invoeren van een personeelsreglement,

Communicatie

Eén van de belangrijkste onderdelen in dit geheel is en blijft: communicatie. Wanneer een eigenaar in de ogen van de medewerkers de afgelopen tijd niet veel uitleg heeft gegeven hierover, dan is er een kans aanwezig dat mensen met argusogen naar de functioneringsgesprekken gaan kijken. Mensen denken in de basis aan zichzelf, dus gaat men zich afvragen waarom opeens de genoemde gesprekken plaats moeten gaan vinden. In dit voorbeeld doet een ondernemer er goed aan tijdens een personeelsmeeting uiting te geven aan de wens om mensen beter te maken in hun vak.

Negativiteit

Onder geen beding zou het de bedoeling van een ondernemer moeten zijn z’n mensen af te rekenen op falen, fouten, etc.. Omdat functioneringsgesprekken nogal eens het imago hebben van “negativiteit”, zou hiermee een verkeerd beeld kunnen ontstaan bij medewerkers. Functioneringsgesprekken zijn om duidelijke feedback te geven over zaken die goed gaan en waarom dat is. Positieve zaken i.c.m. onderdelen die gefundeerd verbetering behoeven. Altijd vanuit een veilige omgeving, met respect voor elkaar.

Raamwerk

Wanneer een ondernemer zijn regels, normen en waarden duidelijker zou willen krijgen, krijgen mensen mogelijk een gevoel van achterdocht, controle, bureaucratie. Dat komt dan doordat het niet duidelijk is gecommuniceerd. In dit geval gaat het erom dat een ondernemer een duidelijker raamwerk wil hebben waarbinnen mensen zich vrijelijk kunnen bewegen. Uitleg als dat in een maatschappij als het onze veel regeldruk is, heeft het ook z’n weerslag op een onderneming met medewerkers in dienst. Veel mensen hebben in het vrije verkeer met elkaar te maken. Een onderneming maakt producten of biedt diensten aan. Deze vinden hun weg bij klanten/afnemers en moeten aan allerlei regels voldoen wat betreft kwaliteit. Zo raken klanten tevreden en komen ze terug.

In Nederland is op arbeidsrechtelijk gebied veel vastgelegd. Hierdoor wordt onder deze paraplu ook veel duidelijk in de regels die gelden voor medewerkers. Tezamen met de normen en waarden die in die specifieke organisatie gelden.

Dit waren slechts twee voorbeelden waarmee uiting wordt gegeven zaken gedegen en doordacht in te voeren. Het dient absoluut tot verbetering van het geheel, zolang een ondernemer maar de tijd neemt de boel berekenend te introduceren.

 

Is een beoordelingsgesprek eigenlijk verplicht?

Vorige week kreeg ik van een ondernemer weer eens de vraag of het voeren van beoordelingsgesprekken met het personeel wettelijk verplicht is. Er heerst een hoop onduidelijkheid bij ondernemers als zij eenmaal met het verbeteren van hun personeelszaken aan de gang zijn gegaan. Het besef dat zij stappen willen zetten hun personeelszaken te optimaliseren is al een goede. Maar dan komen vaak ook andere gedachtes naar boven, omdat zij bewuster van zaken worden. En wellicht dat men ook wat onzekerder wordt. Geeft allemaal niets, het is ook hier een natuurlijk proces in het beter worden als ondernemer én werkgever.

Het simpele antwoord op de hierboven gestelde vraag  is: Nee.

Wetgever

Onze wetgever heeft hier geen voorzieningen in getroffen. Aan de ene kant is dat prettig. In dit overgereguleerde land zitten veel mensen niet te wachten op nog meer verstrengelende wetten. Aan de andere kant maakt het de situatie wel onduidelijk. Want waarom zou je het doen en wanneer doe je zoiets? Is het wellicht afhankelijk van andere zaken om een goede beoordeling te kunnen vaststellen en welke factoren zijn dat dan?

Besef

Ik denk dat er een groeiend besef is bij ondernemers. Het besef dat mensen (dus ook hun medewerkers) tegenwoordig mondiger zijn en ook duidelijker gestelde verwachtingen hebben richting hun werkgevers. Het gehoord willen worden en feedback willen krijgen, zijn de manieren van vandaag de dag. In een situatie waarin men nog niet eerder met beoordelingsgesprekken heeft gewerkt, zal mogelijk een beeld zijn van negativiteit en alleen maar kritiek krijgen, bij de medewerkers. Misschien ook wel logisch: “Waarom begint de baas opeens met beoordelingsgesprekken? Hij wil zeker lekker al zijn kritiek spuien?”

Alleen de eerder genoemde behoeften bij mensen houdt toch in dat men het eigenlijk best wel goed vindt (in het algemeen), om te horen te krijgen hoe goed men het doet en waar men beter kan. En vooral dat laatste is natuurlijk essentieel. Natuurlijk is alle begin moeilijk, het gaat om het eerste zetje. Want zit men eenmaal in het stramien, dan weten de medewerkers ook meer wat zij kunnen verwachten.

Wanneer?

Op de vraag wanneer je zoiets zou gaan doen, ligt het voor de hand richting het einde van het jaar eens zo’n officieel aandachtsmoment te plannen. Het jaar is bijna voorbij, tijd dus om te beschouwen en te reflecteren. Klinkt logisch, alleen u maakt zelf uit wanneer u zoiets gaat plannen. Ik ken genoeg ondernemers die, eenmaal hieraan begonnen, ook andere momenten in het jaar kiezen voor deze gesprekken. Het ligt ook aan de drukte binnen de onderneming. Er dient natuurlijk ruimte voor gemaakt te worden. Sommige seizoensgebonden bedrijven kiezen dan voor andere momenten in het jaar.

De aanleiding

Wat betreft de aanleiding voor een beoordeling kunt u bedenken dat het gaat om het meten van de competenties die een medewerker heeft. Nu zou iets geschreven kunnen worden over de functie-/taakomschrijvingen, een mogelijk functiehuis, etc. Heeft u nog nooit eerder zoiets gedaan? Hou het dan lekker eenvoudig. Bedenk vooraf welke competenties uw medewerkers zouden moeten hebben om hun taak goed uit te kunnen voeren. Denk dan o.a. aan de kwaliteit van het werk, de kwantiteit (hoeveelheid werk dat ze verzetten), vakkennis, hoe de samenwerking is met anderen en u als werkgever, of men zelfstandig kan werken, hoe de communicatie is, verantwoordelijkheidsbesef, etc.. Zet die zaken op een formulier, bedenk de cijferreeks waar u uit kiest qua beoordeling per onderdeel. Kies een datum om alle gesprekken te voeren en ga ermee aan de slag.

Communicatie

Kondig het beoordelingsgesprek aan (bv. tijdens een personeelsmeeting) en laat het formulier zien dat u gaat gebruiken. Leg wel alles vast op papier per gesprek en geef het verslag terug aan de betreffende medewerkers. Beiden ondertekenen en klaar. Klinkt simpel? Ja, en voor de eerste keer is dat helemaal niet erg. Het begin is er!

Is het dan niet verplicht vanuit de wet, verplicht u dan uzelf die gesprekken regulier te doen. Meer duidelijkheid en aandacht voor de medewerkers. Het is ondertussen ook goed voor dossiervorming. Klik hier voor meer informatie.