Personeelshandboek opstellen?

Het personeelshandboek kan de fundering vormen van een gedegen personeelsbeleid. Wel zijn er veel gemaakte fouten in de standaard personeelshandboeken die wij in de praktijk tegenkomen. Bekijk op deze pagina een een aantal tips en adviezen. Wil je dit stuk laten uitbesteden? Neem dan contact op met Erwin Sakkee van dePersoneelsChef.nl. 

Iedere MKB-ondernemer heeft het weleens meegemaakt óf gaat het nog meemaken:

Er is onduidelijkheid ontstaan over afspraken die alleen mondeling zijn gemaakt of de werkgever had verwacht dat medewerkers wel de normen en waarden binnen zijn bedrijf zo wel begrepen.

Waarom een personeelshandboek? Leg jouw regels, normen en waarden vast in een personeelshandboek. Creëer duidelijkheid op papier en geef iedere medewerker een exemplaar waar zij notie van hebben moeten nemen. Zo kan niemand meer zeggen dat ze iets niet wisten.

Leg nu ook jouw regels, normen en waarden vast in zo’n overzicht. Wat zijn de voordelen?

• Heldere afspraken
  • Een personeelshandboek maakt regels en richtlijnen binnen je bedrijf duidelijk.
• Geen misverstanden
  • Voorkom onduidelijkheden en vragen dankzij afspraken en bepalingen die vastliggen.
• Problemen los je makkelijker op
  • Met duidelijke vastlegging van regels, bescherm je jouw organisatie beter.

Waarom zou ik een Personeelshandboek nodig hebben?

• Je krijgt duidelijke afspraken voor iedereen die binnen jouw bedrijf actief is, want alle regels, normen en waarden van jouw organisatie staan helder beschreven.
• Het is een aanvulling op contracten. Een duidelijk reglement functioneert als een helder verlengstuk van de arbeidsovereenkomst (en cao).
• Betere controle over het geheel van bedrijfsvoering. Je versterkt de grip op het gedrag en handelen van medewerkers.
• Er geldt transparantie voor iedereen, want je zorgt ervoor dat alle voorwaarden duidelijk zijn. Iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
• Het biedt ondersteuning bij samenwerking, want medewerkers en leidinggevenden hebben een houvast in hun dagelijkse samenwerking.
• Helpt de Introductie voor nieuwe medewerkers, want dit document geldt als handleiding om de organisatie snel te leren kennen.
• Problemen los je makkelijker op, want met duidelijke vastlegging van regels, bescherm je jouw organisatie beter.

Verschaf helderheid en voorkom discussie

Een personeelshandboek dicht op schriftelijke wijze de gaten bij regels die alleen mondeling zijn toegelicht. Daarbij biedt het je de kans om meer over de organisatie te vertellen. Tevens vergroot je de grip op de orde en kwaliteit van de business. Een extra voordeel is dat je juridisch veel sterker staat, indien je te maken krijgt met onenigheid tussen collega’s onderling of onduidelijkheid op de werkvloer. Je kunt rekenen op rust bij de mensen om je heen, wanneer verduidelijking wordt gegeven op allerlei gebieden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Organisatie-structuur
  • Hoe is de structuur van de organisatie? Hoe luiden de missie en visie?
• Werktijden en overwerk
  • Op welke manier zijn de werktijden en overwerk geregeld?
• Ziekteverzuim protocol
  • Hoe luidt deze? Is deze eigenlijk wel aanwezig in je bedrijf?
• Huisregels
  • Welke huisregels zijn er wat betreft bedrijfskleding, bedrijfseigendommen, etc.?
• Veiligheid
  • Hoe gaan we om met veiligheid op werk?

Belangrijk om te weten

Status van een personeelshandboek:
Een arbeidsovereenkomst is een officieel juridisch document; daar kunnen niet zomaar dingen in gewijzigd worden. Een personeelshandboek heeft een andere status en geldt iets meer als een dynamisch document. Voortschrijdende inzichten kunnen makkelijker verwerkt worden en wanneer bepaalde wet- en regelgeving wordt aangescherpt, vinden deze eenvoudiger hun weg via aanpassingen in dit document. Altijd in overleg met de OR, een personeelsvertegenwoordiging of collectief besloten. Arbeidsovereenkomst én personeelshandboek kunnen heel goed één geheel gaan uitmaken.

Wat is de aanpak:
Door middel van een of meerdere gesprekken worden al jouw regels geïnventariseerd. Werk je met VCA, VA of andere gebruikte vormen van veiligheid-/kwaliteitsbeheersing, dan worden deze onderdelen in het handboek meegenomen en op slimme wijze verwerkt. Indien noodzakelijk, volledig in overeenstemming met je eigen layout, lettertype, logo’s, etc. In korte tijd beschik je dan over jouw eigen set van regels, normen en waarden!

Sta open voor kritiek:
Een personeelshandboek is een levend document. Vooral als deze enige tijd in gebruik is, zal je merken dat gaandeweg de tijd bepaalde dingen veranderen. Deze hebben invloed op het dagelijkse werk of het functioneren van de mensen. Als je hoort dat bepaalde dingen niet meer stroken met hetgeen beschreven staat, schroom dan niet de boel aan te passen. Niemand heeft de wijsheid in pacht en samen weet je meer.

Versiebeheer:
In het kader van veranderende wet- en regelgeving, voortschrijdend inzicht of opbouwende kritiek uit de organisatie is het sowieso een goed idee het personeelshandboek actueel te houden. Een jaarlijkse review is slim om te doen; even kijken of alles nog klopt. Een nieuwe versie is vaak zo gemaakt.

Wacht niet langer met het opstellen van zo’n document en neem vandaag nog contact op met dePersoneelsChef!