5 Tips hoe het negatieve imago van beoordelingsgesprekken te verbeteren

Hoe komt het dat rond beoordelingsgesprekken en eigenlijk ook functioneringsgesprekken vaak een negatief imago hangt? Hoe verbeter je het voor je eigen organisatie?

Dit artikel biedt inzicht in de achtergronden en geeft 5 tips om u te helpen het imago weer positief te krijgen.

Moedig van die ondernemer

Laatst, tijdens een bespreking met een nieuwe klant werd het onderdeel van de beoordelingsgesprekken aangehaald. Deze ondernemer heeft de moed deze jaarlijks te doen, alleen hij vertelde dat hij er toch elke keer als een berg tegenop ziet. Op de vraag waarom hij dat zo ziet, kreeg ik een heel arsenaal aan redenen te horen. Vanuit zijn organisatie kreeg hij van enkele van zijn medewerkers ook niet echt opbeurende woorden over deze gesprekken terug. Waarom hij er niet mee stopt, ligt aan het feit dat hij ervan overtuigd is dat het medewerkers beter maakt en daarmee zichzelf probeert te helpen de organisatie beter te maken. Dus ergens heeft hij de wens om het beter te willen doen.

Eigen invloed

Toen we dieper op dit onderwerp in gingen, bevestigde hij voor zichzelf dat het niet eenvoudig is dit soort gesprekken optimaal te doen. Eerlijk gezegd had hij het idee dat een deel van het negatieve beeld door hemzelf ontstaan was. Hij voerde deze gesprekken volledig naar eigen inzicht en had zich niet echt verdiept in deze materie. Dat vond ik niet raar, want zie als ondernemer maar eens de tijd ergens vandaan te halen om je ook hierin te bekwamen.

Negatief imago, maar toch…?

Een rondvraag in de organisatie leverde de bevestiging op dat iedereen wel één of meerdere aanmerkingen had op de manier waarop de gesprekken nu plaatsvinden. Nagenoeg iedereen had wel het idee dat ze wat aan deze gesprekken hebben, mits deze beter gevoerd worden. De medewerkers hadden daarnaast over het algemeen de behoefte dat er meer naar de afspraken uit deze gesprekken wordt gehandeld. Daarnaast erkenden de meesten dat dan het negatieve imago van dit soort gesprekken omgebogen zouden kunnen worden.

Een mooie klus voor de Mobiele PersoneelsChef om te zorgen dat iedere partij bij een volgende ronde meer aan deze gesprekken heeft!

Wat heeft u hier nu aan?

In het geval u rondloopt met het idee toch aan deze gesprekken gaan te beginnen of u het idee heeft dat deze gesprekken beter kunnen, dan volgen hier 5 tips voor u waarmee het negatieve imago kunt verbeteren.

  1. Weet wat u wilt bereiken met dit soort gesprekken.
    • U heeft een bepaald idee wat u wilt met uw organisatie. Dat kan van alles zijn. De mensen die u om u heen heeft verzameld geven hier invulling aan. Dat doen zij door middel van de verschillende functies die u heeft binnen uw organisatie. Wanneer u per medewerker wilt weten hoe zij bijdragen aan uw organisatie, kijk dan naar de taken, de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden die deze medewerker heeft. Bespreek deze zaken tijdens zo’n beoordelingsgesprek. Vraag aan een medewerker hoe hij vindt waar zijn verantwoordelijkheid zou moeten liggen, handelend vanuit zijn huidige taak. Laat iemand zelf inzien hoe dingen zijn geregeld.
  2. Stimuleer dat mensen zelf vaker met hun eigen functioneren bezig zijn.
    • Je hoeft geen raketwetenschapper te zijn om te weten dat mensen in het algemeen niet zo goed tegen kritiek kunnen. Soms worden zaken zelfs persoonlijk opgevat. Formeer, indien mogelijk, kleinere groepjes en laat mensen elkaar beoordelen; laat het hen ook opschrijven. Sommige eenvoudige opmerkingen kunnen ertoe leiden dat mensen makkelijker aanpassen, verbeteren, etc. Puur omdat men nauw met een ander samenwerkt en iedereen met goede wil zichzelf wilt verbeteren.
  3. Noem dit soort gesprekken anders.
    • Een beoordelingsgesprek is eigenlijk geen gesprek. Het is éénrichtingsverkeer vanuit werkgever naar medewerker. Bot gezegd: een medewerker moet z’n mond houden en gewoon slikken wat er over hem gezegd wordt. Hernoem het gesprek (noem het een ontwikkelgesprek, een TOPgesprek, een Vitamine P (Prestatie) gesprek en maak er een tweeweggesprek van. U beoordeelt nog steeds het functioneren, maar laat een medewerker ook zijn kant van de zaak belichten.
  4. Monitor gedurende het jaar
    • Stapel ergernissen over een medewerker nooit op. Als iets niet naar uw zin gaat, ga dan meteen met een medewerker in gesprek. Geef iemand gemeende aandacht. Kijk naar de gemaakte afspraken en kom erop terug. Kies ook verschillende momenten in het jaar om met iemand zaken te bespreken. Ervaring leert dat als mensen weten dat bv. op de helft van het jaar een functioneringsgesprek is en aan het eind een beoordelingsgesprek; dat rond die periodes collectief de spanning toeneemt, mensen zijn dan niet op hun best. Dit beïnvloedt de algehele prestatie. Door de verschillende medewerkers op verschillende momenten in het jaar te spreken, krijgt u een heel gemêleerde situatie.
  5. Blijf vragen stellen.
    • Bij een beoordelingsgesprek is het eigenlijk éénrichtingsverkeer, maar noem het dan een functioneringsgesprek. Een echt gesprek met mensen is ook veel leuker. Moeite met interesse? Probeer iets bij een ander te ontdekken dat u als een overeenkomst met uzelf ziet of waar u vindt dat de persoon best goed in is (soort omdenken). Zodra u iets gevonden heeft om daarmee op in te zoomen, wordt het vaak een veel leuker gesprek en raakt de ander meer geïnteresseerd in wat u te zeggen heeft. Zo kweekt u meer begrip voor verbetering van de ander.