6 Tips bij functioneringsgesprek

5 Tips om goed een functioneringsgesprek te doen

Hoe doe je nu goede functioneringsgesprekken?

Wat is het nu? Functioneringsgesprek of voortgangsgesprek? Eigenlijk is het hetzelfde. Formeel is een functioneringsgesprek een gesprek dat u midden in het jaar doet om de voortgang van de medewerker tot dan toe te bespreken. Hiermee is gelijk antwoord gegeven op de vraag.

Over het hoe en waarom u functioneringsgesprekken zou willen invoeren, leest u hier meer.

Zodra u de stap heeft genomen aan de slag te gaan met functioneringsgesprekken, dan is het verstandig deze onderstaande punten mee te nemen wanneer u ook meer uit uw medewerkers wilt halen door het doen van deze gesprekken.

5 Tips voor het doen van goede functioneringsgesprekken zijn:

  1. Functie-/Taakomschrijving

    Bij het in dienst nemen van een medewerker heeft u natuurlijk nagedacht over het hebben van een degelijke arbeidsovereenkomst. Heeft u hier ook een goede Functie-/Taakomschrijving aan gekoppeld? Deze belangrijke omschrijving geeft een goede weergave van o.a. de taken, verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van de medewerker. Klik hier voor tips hoe dit document er voor u goed uit gaan zien. Door het aan de arbeidsovereenkomst te koppelen, ontstaat een geheel van verwachtingen op basis waarvan u makkelijker kunt aangeven of iets goed gaat of verbetering behoeft.

  2. Helder functioneringsformulier

    U hebt een helder functioneringsformulier nodig. Hebt u er een van internet gehaald? Prima, alleen bekijk wel bij de onderdelen in hoeverre ze passen in uw organisatie en of u hiermee de medewerker met de juiste criteria beoordeelt. Ga hier niet te licht mee om. Het idee is dat het gesprek als een maatpak moet passen in de ogen van de medewerker. Het gaat immers om zijn/haar functioneren. Er zullen aspecten aan bod komen die van invloed kunnen zijn op de motivatie, de drijfveren van de medewerker, etc.

  3. Twee-weg gesprek

    Een functioneringsgesprek is een twee-weg gesprek. U stelt vragen en de medewerker heeft ook het recht vragen te stellen. Daarnaast is het vragen om de mening van de medewerker van groot belang. Probeer te ontdekken hoe de medewerker erin zit. Hoe ziet hij/zij zelf de ontwikkeling van zichzelf in de organisatie? natuurlijk gaat het er  niet om een discussie uit te lokken, met een welles-nietes verhaal. Indien uw mening anders is dan die van de medewerker, helpt u uzelf door te ontdekken hoe andere medewerkers naar de benoemde situatie keken. Zo vormt uw mening een degelijker fundament.

  4. Eigen doelen

    Heeft de medewerker aan het begin van het jaar voor zichzelf opgeschreven welke doelen hij/zij wil gaan behalen dit jaar? Is dit afgestemd met uw eigen ondernemingsdoelstellingen? Feitelijk is het een manier om te achterhalen in hoeverre het doel van de medewerker een onderdeel is van de visie en missie die u mogelijk met uw onderneming heeft. Zaken zouden tijdens zo’n functioneringsgesprek te herleiden moeten zijn. Zijn de doelen opgesteld volgens de SMARTmethode? Met dit gesprek kunt u de medewerker helpen de zaken bij te sturen, zodat de tweede helft van het jaar mogelijk succesvoller verloopt.

    Weleens gehoord van het Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP)? Lees hier meer erover. Dit is een uitstekend onderdeel om te benoemen. Bedenk  manieren waarop een medewerker met training en/of cursussen zichzelf en de organisatie verder gaat helpen. Als u hiermee akkoord bent, kunt u middels deze POP en duidelijke studieovereenkomsten de boel goed op papier krijgen, zodat verwachtingen over te behalen doelen/examens, eventuele terugbetaling van de investering zodra de medewerker zelf ervoor kiest bij u weg te gaan, etc.

  5. Formeel vs. informeel

    Een medewerker zou kunnen ervaren dat een gesprek als dit anders aanvoelt dan een gesprek dat u heeft bij het koffieapparaat. Onwennig, schuchter, op z’n hoede, etc. Het is een formeel gesprek, dat weet u en dat weet hij ook. Een bepaalde lading heeft het dus. Het helpt door de medewerker tijdens het gesprek uitleg te geven over de vraag die op dat moment wordt gesteld, door de achtergrond weer te geven. Als op deze manier begrip gekweekt wordt, haalt u mogelijk een deel van die lading weg.

Als laatste de grootste weggever:

  • Vraag goed door

    Als laatste en misschien belangrijkste tip: leer door te vragen. De ervaring leert dat ondernemers in het kader van de tijd of omdat het een moeilijk onderwerp is, zich soms er iets te makkelijk van af maken. Wanneer u doorvraagt op een opmerking die de medewerker maakte: “Waarom zeg je dit nu zo?” of “Wat bedoel je daar precies mee?”, achterhaalt u makkelijker de gedachtegang van de medewerker. Ook helpt doorvragen om bv. oud zeer eens duidelijk bespreekbaar te maken. Oud zeer is niet prettig en dient uitgesproken te worden ter voorkoming van het idee dat iets doorettert en uiteindelijk tot het scheiden van de wegen tussen u en de medewerker zou kunnen leiden.

 

 

 

Meer duidelijkheid creëer je met een personeelshandboek

Meer duidelijkheid creëer je met een personeelshandboek

Meer duidelijkheid creëer je met een personeelshandboek

Eén van de allereerste opdrachten ooit was het maken van een personeelshandboek. Ter verduidelijking: Het personeelshandboek is een document waarin alle regels, normen en waarden van de betreffende organisatie staan beschreven en dient als een verlengstuk van de arbeidsovereenkomst, zodat de arbeidsvoorwaarden duidelijker beschreven staan.

Deze organisatie had weleens van zo’n document gehoord. Lastige alleen was dat geen van de directieleden er nog niet eerder mee aan de slag was geweest. Waarom niet? Heel eenvoudig, omdat:

  • De tijd niet voor genomen;
  • Men niet de kennis en kunde had zoiets op te stellen;
  • Men het hierdoor de boel op de “to do” lijst had gezet;
  • Er was nog niet eerder nagedacht om zoiets uit te besteden.

Toen de Mobiele PersoneelsChef in gesprek raakte met deze directie, werd de mogelijkheid geboden de omgeving op personeelsgebied in kaart te brengen. Men vond het handig om te zien waar eventuele hiaten waren, zodat deze snel en kundig opgevuld konden worden.

Helderheid

Het bedrijf had een hoop zaken op orde, dus dat gaf hen een goed gevoel. Het enige hier dat men nog niet had was het eerder beschreven personeelshandboek. was dat men niet duidelijk had hoe personeel met bv. de bedrijfseigendommen als auto en laptop van de zaak, om diende te gaan. Daarnaast was weleens de vraag gekomen hoe het nu zat als men zorgverlof op willen nemen en de regels daaromtrent.

M.b.t. de bedrijfseigendommen gold: Slechts mondeling aangegeven dat men als een goed huisvader met de zaken om diende te gaan. Alleen niets stond op papier. Dat was een risico, want hoe ga je als werkgever met een nare situatie om wanneer men met de auto onverhoopt schade rijdt? En dan niet één keer, maar twee of drie keer in korte tijd? Niets daarover op papier met kennisneming door de medewerker betekent een zwakker juridisch uitgangspunt. Dat wilde men eigenlijk niet, besefte men. Ook het idee dat het tot nu toe nog nooit tot problemen had geleid, was geen garantie voor de toekomst. “Regel het!” werd De MPC op gebiedende wijze duidelijk gemaakt. “Graag!” was het antwoord. Lees hier meer over een personeelshandboek.

Onderdelen van het personeelsdossier; verplicht en belangrijk

Onderdelen van het personeelsdossier; verplicht en belangrijk

Verplicht:

  • Stamkaart van de medewerker
  • Arbeidsovereenkomst
  • Kopie ID bewijs (Paspoort, ID Kaart beide zijden)
    • B. Een Nederlandse burger is wettelijk niet verplicht zijn kopie ID bewijs te geven, behalve in het geval van een indiensttreding bij een werkgever.
  • Burger Service Nummer (BSN)
  • Loonbelastingverklaring

Niet verplicht

(maar in het kader van dossiervorming zeer handig te hebben):

  • Een duidelijke Functie-/Taakomschrijving
  • Personeelshandboek
  • Afspraken over opleidingen/trainingen/cursussen
    • b.v. studiereglement en dito overeenkomsten
  • Verslagen functionering- en/of beoordelingsgesprekken
  • Loopbaanontwikkeling
    • Denk aan Persoonlijk Ontwikkelingsplan
  • Correspondentie (waarschuwing, klachten, e-mails)
  • Verzuimfrequentie
  • Verbetertrajecten
    • Alles op schrift m.b.t. de gesprekken die zijn gevoerd en de plannen die zijn uitgevoerd.

Lees hier meer over personeelsdossiers.

Berekenend personeelszaken optimaliseren

Berekenend uw personeelszaken optimaliseren

Wanneer een ondernemer eenmaal de beslissing heeft genomen zijn personeelszaken te verbeteren, dan dient slim omgegaan te worden met de manier van invoeren. Wat is daar het idee van? Mensen zijn gewend aan een zekere gewoonte. Ook wel een manier waarop de baas altijd bezig is geweest en zijn manieren van management heeft toegepast. Wanneer “de baas” nog niet eerder functioneringsgesprekken heeft gedaan, dan is het goed om zaken serieus en proportioneel in te voeren. De baas wil met mensen duidelijke doelen afspreken wat betreft hun eigen denkbeelden. Of wil graag dat de mensen meer duidelijkheid krijgen door het invoeren van een personeelsreglement,

Communicatie

Eén van de belangrijkste onderdelen in dit geheel is en blijft: communicatie. Wanneer een eigenaar in de ogen van de medewerkers de afgelopen tijd niet veel uitleg heeft gegeven hierover, dan is er een kans aanwezig dat mensen met argusogen naar de functioneringsgesprekken gaan kijken. Mensen denken in de basis aan zichzelf, dus gaat men zich afvragen waarom opeens de genoemde gesprekken plaats moeten gaan vinden. In dit voorbeeld doet een ondernemer er goed aan tijdens een personeelsmeeting uiting te geven aan de wens om mensen beter te maken in hun vak.

Negativiteit

Onder geen beding zou het de bedoeling van een ondernemer moeten zijn z’n mensen af te rekenen op falen, fouten, etc.. Omdat functioneringsgesprekken nogal eens het imago hebben van “negativiteit”, zou hiermee een verkeerd beeld kunnen ontstaan bij medewerkers. Functioneringsgesprekken zijn om duidelijke feedback te geven over zaken die goed gaan en waarom dat is. Positieve zaken i.c.m. onderdelen die gefundeerd verbetering behoeven. Altijd vanuit een veilige omgeving, met respect voor elkaar.

Raamwerk

Wanneer een ondernemer zijn regels, normen en waarden duidelijker zou willen krijgen, krijgen mensen mogelijk een gevoel van achterdocht, controle, bureaucratie. Dat komt dan doordat het niet duidelijk is gecommuniceerd. In dit geval gaat het erom dat een ondernemer een duidelijker raamwerk wil hebben waarbinnen mensen zich vrijelijk kunnen bewegen. Uitleg als dat in een maatschappij als het onze veel regeldruk is, heeft het ook z’n weerslag op een onderneming met medewerkers in dienst. Veel mensen hebben in het vrije verkeer met elkaar te maken. Een onderneming maakt producten of biedt diensten aan. Deze vinden hun weg bij klanten/afnemers en moeten aan allerlei regels voldoen wat betreft kwaliteit. Zo raken klanten tevreden en komen ze terug.

In Nederland is op arbeidsrechtelijk gebied veel vastgelegd. Hierdoor wordt onder deze paraplu ook veel duidelijk in de regels die gelden voor medewerkers. Tezamen met de normen en waarden die in die specifieke organisatie gelden.

Dit waren slechts twee voorbeelden waarmee uiting wordt gegeven zaken gedegen en doordacht in te voeren. Het dient absoluut tot verbetering van het geheel, zolang een ondernemer maar de tijd neemt de boel berekenend te introduceren.